Der Procure-to-Pay-Prozess, Schritt für Schritt

Jede Lieferantenzahlung beginnt lange bevor die Rechnung eintrifft. Jemand braucht etwas, jemand gibt die Ausgabe frei, eine Bestellung geht raus, die Ware kommt an, und erst dann wird aus einer Rechnung eine Zahlung und eine Buchung. Wenn diese Schritte in verschiedenen Tools stattfinden, ist jede Übergabe eine Gelegenheit, eine Freigabe zu verlieren, den falschen Preis zu zahlen oder die Geschichte beim Monatsabschluss neu zusammenzusetzen.

Dieser Leitfaden erklärt den Procure-to-Pay-Prozess Schritt für Schritt, verfolgt einen beispielhaften Einkauf von der Anforderung bis zum Abschluss und zeigt, welche Teile sich automatisieren lassen und welche Entscheidungen bei Menschen bleiben sollten.

Was ist der Procure-to-Pay-Prozess?

Procure-to-Pay, kurz P2P und auch Purchase-to-Pay genannt, ist der durchgängige Prozess, mit dem ein Unternehmen Waren und Dienstleistungen einkauft und bezahlt: von der ersten Bedarfsanforderung über Freigabe, Bestellung, Wareneingang und den Abgleich der Lieferantenrechnung bis zur Zahlung an den Lieferanten und ihrer Buchung. Er verbindet zwei Aufgaben, die oft getrennt laufen: den Einkauf, der entscheidet, was bei wem gekauft wird, und die Kreditorenbuchhaltung, die Rechnungen prüft und bezahlt.

Der Procure-to-Pay-Prozess in sieben Schritten

1. 1Anfordern. Jemand erfasst, was gebraucht wird, warum, was es ungefähr kostet und aus welchem Budget es kommt.
2. 2Freigeben. Die Budgetverantwortlichen geben die Anforderung frei, nachdem der Betrag mit dem verbleibenden Budget abgeglichen wurde.
3. 3Bestellen. Eine Bestellung geht mit den vereinbarten Artikeln, Preisen, Währung und Konditionen an den Lieferanten.
4. 4Wareneingang. Wer die Ware oder Leistung annimmt, erfasst, was tatsächlich angekommen ist.
5. 5Abgleichen. Die Lieferantenrechnung wird mit Bestellung und Wareneingang verglichen. Passende Rechnungen gehen weiter, abweichende werden angehalten.
6. 6Bezahlen. Die Rechnung wird zur Zahlung freigegeben und fristgerecht bezahlt, wobei Wechselkurs und Gebühren bestätigt werden, bevor Geld fließt.
7. 7Buchen. Die Zahlung wird mit Kurs und Gebühr gebucht, mit der Bankbuchung abgeglichen, und der Lieferantensaldo geht auf null.

Der Abgleich in Schritt fünf ist der Drei-Wege-Abgleich, und die Schritte fünf bis sieben bilden den Kern des Kreditorenprozesses. Procure-to-Pay ergänzt die Schritte vor der Rechnung, in denen über Ausgaben entschieden wird.

Ein Rechenbeispiel: ein Einkauf, von der Anforderung bis zum Abschluss

Die Abbildung oben folgt dem Beispieleinkauf, der auf dieser ganzen Website verwendet wird: 6 Laptops von Alder Tech GmbH zu je €1,500, insgesamt €9,000.

1. 1Anfordern und freigeben. Die IT-Leitung fordert 6 Laptops an. Die Budgetverantwortlichen geben frei, und mit diesem Einkauf bleiben im IT-Budget $21,440 von $41,000 übrig.
2. 2Bestellen. Bestellung PO-2087 geht über €9,000 an Alder Tech GmbH.
3. 3Wareneingang. Alle 6 Laptops treffen ein, und der Wareneingang wird zu PO-2087 erfasst.
4. 4Abgleichen. Rechnung #A-311 kommt über 6 Laptops zu €1,500. Sie stimmt mit Bestellung und Wareneingang überein und wird daher zu 1 EUR = 1.0800 USD mit $9,720 in JE-5520 gebucht.
5. 5Bezahlen. Die Rechnung liegt über $5,000, also geben zwei Personen frei. Am Zahlungstag steht der Kurs bei 1.0850: Der Lieferant erhält €9,000, und $9,780 verlassen das Bankkonto, einschließlich $15 Gebühr.
6. 6Buchen. JE-5521 gleicht $9,720 in den Verbindlichkeiten aus und bucht $45 Kursverlust sowie $15 Gebühr. Der Lieferantensaldo ist $0, und die Bankbuchung stimmt auf den Dollar.

Sieben Schritte: vier Entscheidungen durch Menschen und drei Prüfungen oder Buchungen, die von selbst liefen. Nichts wurde doppelt erfasst, und die Differenz von $60 zwischen Rechnung und Bank war im Moment der Zahlung erklärt, nicht erst beim Monatsabschluss.

Procure-to-Pay, Source-to-Pay und Kreditorenbuchhaltung im Vergleich

• Die Kreditorenbuchhaltung beginnt, wenn die Rechnung eintrifft: erfassen, prüfen, freigeben, bezahlen und buchen.
• Procure-to-Pay beginnt früher, bei der Anforderung, damit Ausgaben freigegeben und bestellt sind, bevor es überhaupt eine Rechnung gibt.
• Source-to-Pay beginnt noch früher, mit der Lieferantenauswahl und Vertragsverhandlung, und läuft dann durch Procure-to-Pay.
• Order-to-Cash ist das Spiegelbild auf der Kundenseite: von der Kundenbestellung bis zum Zahlungseingang.

Was automatisieren, was bei Menschen lassen

Procure-to-Pay-Automatisierung funktioniert am besten, wenn sie die Prüfungen und Übergaben übernimmt und die Entscheidungen bei den Menschen lässt, die dafür verantwortlich sind. Gute Kandidaten für die Automatisierung:

• Jede Anforderung je nach Betrag, Budget und Lieferant an die richtige freigebende Person leiten.
• Das Budget im Moment der Freigabe prüfen, einschließlich bereits eingegangener Bestellungen.
• Aus einer freigegebenen Anforderung eine Bestellung machen, damit nichts neu eingetippt wird.
• Jede Rechnung beim Eingang mit Bestellung und Wareneingang abgleichen und nur abweichende anhalten.
• Vor jeder Zahlung auf doppelte Rechnungen und geänderte Bankdaten von Lieferanten prüfen.
• Die Zahlung mit Wechselkurs und Gebühr buchen und mit der Bankbuchung abgleichen.

Bei Menschen bleiben sollten:

• Ob gekauft wird, und bei wem.
• Die Freigabe von Ausgaben, mit einer zweiten freigebenden Person bei höheren Beträgen.
• Die Klärung einer angehaltenen Rechnung: eine Gutschrift anfordern, eine Differenz mit Begründung akzeptieren oder die Bestellung ändern.
• Die Freigabe von Zahlungen und die Entscheidung, wann gezahlt wird, je nach Liquidität und Konditionen.

Typische Probleme im Procure-to-Pay-Prozess

• Einkäufe ohne Bestellung, sodass die Rechnung das erste Anzeichen der Ausgabe ist.
• Freigaben per E-Mail oder Chat, die nie in den Datensatz gelangen, über den die Rechnung bezahlt wird.
• Budgets, die in einer Tabelle geprüft werden, die beim Versand der Bestellung schon veraltet ist.
• Nie erfasste Wareneingänge, sodass Rechnungen nur mit der Bestellung abgeglichen werden.
• Derselbe Einkauf, separat erfasst in Einkauf, Kreditoren, Bank und Buchhaltung.
• Auslandszahlungen über ein Bankportal, bei denen Kurs und Gebühr erst hinterher ermittelt werden.

Procure-to-Pay-Kennzahlen, die sich lohnen

• Bestellabdeckung: der Anteil der Ausgaben, für die vor Rechnungseingang eine freigegebene Bestellung vorlag.
• Quote beim ersten Abgleich: der Anteil der Rechnungen, die ohne Anhalten mit Bestellung und Wareneingang übereinstimmen.
• Durchlaufzeit: die Tage von einer freigegebenen Anforderung bis zur Bezahlung des Lieferanten.
• Ausnahmequote: der Anteil der Rechnungen, die wegen Preis-, Mengen- oder Dublettenproblemen angehalten werden, und wie lange ihre Klärung dauert.
• Termintreue: der Anteil der Rechnungen, die bis zur Fälligkeit bezahlt werden.

Warum das für CFOs wichtig ist

• Ausgaben werden freigegeben, bevor sie eingegangen werden, statt erst mit der Rechnung entdeckt zu werden.
• Budgets zeigen, was bereits bestellt ist, und sind daher aktuell, wenn Entscheidungen fallen.
• Sie zahlen nur für das, was bestellt und geliefert wurde, zum vereinbarten Preis.
• Liquiditätsprognosen enthalten Bestellungen, die noch nicht in Rechnung gestellt wurden.
• Jede Zahlung lässt sich auf Anforderung, Freigaben, Wareneingang und Rechnung zurückführen, bereit für die Prüfung.

Worauf es bei Procure-to-Pay-Software ankommt

• Anforderungen, Bestellungen, Wareneingänge, Rechnungen und Zahlungen in einem Datensatz, damit jeder Einkauf nur einmal erfasst wird.
• Freigaberegeln, die Sie nach Betrag, Budget und Lieferant festlegen und die sich nicht umgehen lassen, indem man woanders bezahlt.
• Budgetprüfungen, die eingegangene Bestellungen berücksichtigen, nicht nur bereits bezahlte Rechnungen.
• Ein Abgleich, der genau zeigt, welche Zeile abweicht und um wie viel.
• Zahlungen in den Währungen Ihrer Lieferanten, mit Kurs und Gebühr an der Zahlung erfasst.
• Buchungen, die aus der Transaktion selbst entstehen, mit jeder Freigabe daneben gespeichert.

Was sich mit einem einzigen System ändert

Getrennte Tools verbinden diese Schritte meist, indem sie Daten zwischen Einkauf, Kreditoren, Bank und Buchhaltung synchronisieren. In einem einzigen System gibt es nichts zu synchronisieren: Die Anforderung wird zur Bestellung, die Bestellung wird mit Wareneingang und Rechnung abgeglichen, und die Zahlung wird mit Kurs und Gebühr gebucht. Sehen Sie, wie es funktioniert, auf den Seiten Beschaffung und Kreditorenbuchhaltung.