Beschaffung
Kontrollieren Sie Ausgaben, bevor sie entstehen
Von der Anforderung über Genehmigung, Bestellung, Wareneingang und Eingangsrechnung bis zur Zahlung bleibt jeder Einkauf in einem einzigen Datensatz, der in Ihre Bücher einfließt.
- ✓01
Anforderung
Laptops × 6
IT-Team
- ✓02
Freigeben
€9,000 · ca. $9,720
Im Budget für Q4
- ✓03
Bestellung
PO-2087 gesendet
Alder Tech GmbH
- ✓04
Empfangen
6 von 6 geliefert
Bestätigt
- ✓05
Zuordnen
Eingangsrechnung #A-311 = Bestellung = Wareneingang
Je €9,000
- ✓06
Bezahlen & buchen
$9,780 · JE-5521
Inkl. FX und Gebühr
Procure-to-Pay ohne Lücken
Beispielhaft
Bezahlen Sie nur, was Sie bestellt und erhalten haben
Jede Eingangsrechnung wird mit der Bestellung und dem Wareneingang abgeglichen. Bei Abweichungen wird die Zahlung vor der Ausführung gesperrt – statt den Fehler erst danach zu entdecken.
Beispielhaft
Budgets, die eingehalten werden
Sehen Sie, welche Mittel durch offene Bestellungen gebunden sind – nicht nur, was bereits ausgegeben wurde.
Beispielhaft
Alle Lieferanten an einem Ort
Details, Bestellungen, Eingangsrechnungen und Zahlungshistorie gebündelt – verfügbar, wenn Sie sie brauchen.
Fragen, die Finanzverantwortliche stellen
Wofür wird Beschaffungssoftware eingesetzt?
Beschaffungssoftware steuert den Einkauf eines Unternehmens: Bedarfsanforderungen, Freigaben, Bestellungen und Lieferantenstammdaten. In Viacle nutzt sie dieselbe Datenbasis wie Kreditorenbuchhaltung, Zahlungen und Buchhaltung. So läuft Procure-to-Pay durchgängig, und jeder Einkauf bleibt bis zur Buchung nachvollziehbar.
Was ist der Procure-to-Pay-Prozess?
Procure-to-Pay umfasst jeden Schritt von der Bedarfsanforderung bis zur Bezahlung des Lieferanten und der Buchung der Zahlung: Anforderung, Freigabe, Bestellung, Wareneingang, Rechnung, Abgleich, Zahlung und Buchhaltung. In Viacle bleiben diese Schritte in einem Datensatz, ohne erneute Eingabe dazwischen.
Wie hält Viacle die Ausgaben im Budget?
Anforderungen werden gegen das Budget freigegeben, bevor eine Bestellung ausgelöst wird, und das Obligo offener Bestellungen erscheint neben den bereits getätigten Ausgaben, sodass ein Budget nicht unbemerkt überschritten wird.
Was passiert, wenn eine Lieferantenrechnung nicht zur Bestellung passt?
Die Rechnung wird angehalten, bevor Geld fließt, und zeigt genau, welche Position abweicht und um wie viel. Dann gibt jemand sie mit Begründung frei, fordert beim Lieferanten eine korrigierte Rechnung oder Gutschrift an oder ändert die Bestellung.