Der Drei-Wege-Abgleich vor der Zahlung, einfach erklärt

Einen Lieferanten zu bezahlen sollte einfach sein: Sie bestellen, die Ware kommt an, die Rechnung geht ein, Sie bezahlen. Doch wenn verschiedene Personen Bestellung, Wareneingang und Zahlung in getrennten Anwendungen bearbeiten, passieren schnell Fehler: Sie bezahlen nicht gelieferte Ware, einen nie vereinbarten Preis oder dieselbe Rechnung doppelt.

Der Drei-Wege-Abgleich in der Rechnungsprüfung verhindert genau das. Dieser Leitfaden erklärt, wie er funktioniert, wann Sie ihn einsetzen sollten und worauf es bei einer guten Umsetzung ankommt.

Was ist der Drei-Wege-Abgleich in der Rechnungsprüfung?

Der Drei-Wege-Abgleich ist eine Kontrolle in der kreditorischen Rechnungsprüfung. Dabei werden drei Belege verglichen, bevor eine Lieferantenrechnung zur Zahlung freigegeben wird: die Bestellung, die festhält, was Sie zu welchem Preis bestellt haben; der Wareneingangsbeleg, der dokumentiert, was tatsächlich eingegangen ist; und die Lieferantenrechnung, die ausweist, was Sie bezahlen sollen. Stimmen Menge, Preis und Gesamtbetrag in allen drei Belegen überein, kann die Rechnung freigegeben werden. Andernfalls bleibt sie gesperrt, bis die Abweichung geklärt ist.

Zwei-Wege-Abgleich, Drei-Wege-Abgleich und Vier-Wege-Abgleich

• Der Zwei-Wege-Abgleich vergleicht die Rechnung mit der Bestellung. Er bestätigt, dass Preis und Menge vereinbart wurden – nicht aber, dass die Ware angekommen ist.
• Der Drei-Wege-Abgleich bezieht den Wareneingang in die Rechnungsprüfung ein. So bezahlen Sie nur, was tatsächlich geliefert wurde. Bei physischen Waren ist dieses Verfahren Standard.
• Der Vier-Wege-Abgleich ergänzt eine Qualitätsprüfung: Er bestätigt, dass die gelieferte Ware die Qualitätsanforderungen erfüllt. Er wird eingesetzt, wenn Qualität ebenso wichtig ist wie Menge.

Bei Dienstleistungen gibt es meist keinen Wareneingang. Viele Teams gleichen Dienstleistungsrechnungen deshalb mit der Bestellung und der Freigabe durch die Person ab, die die Leistung in Anspruch genommen hat.

So funktioniert der Drei-Wege-Abgleich in der Rechnungsprüfung – Schritt für Schritt

Betrachten Sie das Einkaufsbeispiel in der Abbildung oben: Bestellung PO-2087 umfasst 6 Laptops zu je €1,500, insgesamt €9,000, von Alder Tech GmbH.

1. 1Bestellen. PO-2087 wird im Rahmen des IT-Budgets freigegeben und an den Lieferanten gesendet.
2. 2Wareneingang. Bei Lieferung wird der Wareneingang erfasst: 6 von 6 Laptops erhalten.
3. 3Rechnung. Rechnung #A-311 geht ein: 6 Laptops zu je €1,500, insgesamt €9,000.
4. 4Abgleichen. Menge, Einzelpreis und Gesamtbetrag stimmen in Bestellung, Wareneingang und Rechnung überein. Die Rechnung wird freigegeben.
5. 5Buchen und bezahlen. Die Rechnung wird zu 1 EUR = 1.0800 USD, also $9,720, gebucht und zur Zahlung eingeplant.

Was passiert, wenn die Belege nicht übereinstimmen?

Bei Abweichungen zeigt sich der Nutzen dieser Kontrolle. In einem zweiten Bestellbeispiel wurden sechs Monitore für insgesamt $1,640 bestellt. Alle sechs kamen an, die Rechnung belief sich jedoch auf $1,690. Der Abgleich sperrt die Rechnung und markiert den Mehrbetrag von $50 – bevor Geld fließt.

Anschließend wird über das richtige Vorgehen entschieden:

• Bitten Sie den Lieferanten um eine korrigierte Rechnung oder eine Gutschrift.
• Geben Sie die Abweichung mit Begründung frei, wenn die Preisänderung vereinbart war.
• Korrigieren Sie die Bestellung, falls sie fehlerhaft war, und dokumentieren Sie den Grund.

Viele Teams legen eine Toleranz fest, damit geringe Abweichungen, etwa durch Rundungen, keine Zahlung blockieren. Halten Sie diese eng, wenden Sie sie konsequent an und dokumentieren Sie jede innerhalb der Toleranz freigegebene Rechnung.

Warum das für CFOs wichtig ist

• Sie bezahlen nur, was Sie erhalten haben – zum vereinbarten Preis.
• Überhöhte und doppelte Rechnungen werden vor der Zahlung erkannt – nicht erst bei der Prüfung.
• Ausgaben bleiben im Budget, weil jede Rechnung auf eine freigegebene Bestellung zurückgeht.
• Betrügerische Rechnungen lassen sich schwerer einschleusen, wenn jede Zahlung eine Bestellung und einen Wareneingang voraussetzt.
• Der Abschluss wird sauberer, weil erhaltene, aber noch nicht berechnete Waren sichtbar sind und abgegrenzt werden können.

Warum der Drei-Wege-Abgleich in der Rechnungsprüfung mit getrennten Tools schwierig ist

Der Abgleich selbst ist einfach. Schwierig ist es, die drei Belege zusammenzuführen. Die Bestellung liegt im Einkaufssystem, der Wareneingang in einer E-Mail oder Lagertabelle, und die Rechnung kommt als PDF im Kreditorenpostfach an. Jemand muss alle drei suchen und manuell vergleichen. Unter Zeitdruck wird dann nur gegen die Bestellung geprüft und freigegeben – ungewollt wird daraus ein Zwei-Wege-Abgleich.

Worauf Sie bei Software achten sollten

• Wareneingänge werden am selben Ort wie Bestellungen und Rechnungen erfasst – so erfolgt der Abgleich automatisch.
• Transparente Zahlungssperren zeigen genau, welche Position um welchen Betrag abweicht.
• Freigaben und Begründungen direkt an der Rechnung – jederzeit prüfbar.
• Abgeglichene Rechnungen gehen direkt in den Zahlungsprozess über – Wechselkurs und Gebühren sind vor der Zahlung sichtbar.

In einem gemeinsamen System bleiben Bestellung, Wareneingang, Rechnung und Zahlung ein durchgängiger Datensatz – von der Anforderung bis zur Buchung. Mehr dazu erfahren Sie auf den Seiten Beschaffung und Kreditoren.