Der Kreditoren-Prozess, Schritt für Schritt

In der Kreditorenbuchhaltung hält ein Unternehmen seine Zusagen gegenüber Lieferanten ein. Jede eingehende Rechnung ist eine Verpflichtung: den richtigen Betrag an den richtigen Lieferanten pünktlich zu zahlen und korrekt zu buchen. Wenn der Prozess funktioniert, merkt es niemand. Wenn nicht, zeigt es sich in Mahngebühren, Doppelzahlungen, verärgerten Lieferanten und einem Abschluss, der nicht aufgeht.

Dieser Leitfaden erklärt den Kreditorenprozess Schritt für Schritt, zeigt, wer was übernimmt und welche Kontrollen zählen, und begleitet eine Beispielrechnung vom Eingang bis zum Kontoauszug.

Was ist der Kreditorenprozess?

Der Kreditorenprozess, oft auch Accounts-Payable-Prozess genannt, umfasst alle Schritte, die ein Unternehmen vom Eingang einer Lieferantenrechnung bis zu ihrer Bezahlung und Buchung durchläuft: Rechnung erfassen, prüfen, freigeben, Verbindlichkeit buchen, bezahlen und die Zahlung abstimmen. Kreditoren bezeichnet zugleich den Saldo selbst: die Summe, die das Unternehmen seinen Lieferanten schuldet, ausgewiesen als Verbindlichkeit in der Bilanz.

Der Kreditorenprozess in sechs Schritten

1. 1Rechnung empfangen. Erfassen Sie Lieferant, Betrag, Währung, Fälligkeit und die zugehörige Bestellung an einem Ort, statt verstreut über mehrere Postfächer.
2. 2Prüfen. Vergleichen Sie die Rechnung mit Bestellung und Wareneingang und suchen Sie nach Dubletten.
3. 3Freigeben. Leiten Sie die Rechnung mit Bestellung und Wareneingang an die budgetverantwortliche Person weiter und dokumentieren Sie die Entscheidung.
4. 4Buchen. Buchen Sie die Rechnung im Hauptbuch: Soll auf Aufwand oder Anlagevermögen, Haben auf Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen.
5. 5Planen und zahlen. Legen Sie den Zahlungstermin anhand von Fälligkeit, Zahlungsbedingungen und Liquidität fest und bestätigen Sie Wechselkurs und Gebühren, bevor Geld fließt.
6. 6Zahlung buchen und abstimmen. Buchen Sie die Zahlung mit Kursdifferenz und Gebühr, gleichen Sie sie mit dem Kontoauszug ab und prüfen Sie, dass der Lieferantensaldo null ist.

Wenn Sie Waren über Bestellungen einkaufen, ist die Prüfung in Schritt zwei die wichtigste Kontrolle im Prozess. Unser Leitfaden zum Drei-Wege-Abgleich erklärt, wie er funktioniert und was zu tun ist, wenn die Belege nicht übereinstimmen.

Ein Rechenbeispiel: eine Lieferantenrechnung von Anfang bis Ende

Nehmen wir den Beispielkauf, der sich durch diese ganze Website zieht. Alder Tech GmbH schickt Rechnung #A-311 über 6 Laptops zu je €1,500, insgesamt €9,000, zur Bestellung PO-2087. Alle 6 Laptops sind eingetroffen, die Rechnung stimmt also mit Bestellung und Wareneingang überein, und die budgetverantwortliche Person gibt sie frei.

Bei der Buchung der Rechnung liegt der Kurs bei 1 EUR = 1.0800 USD. Buchungssatz JE-5520 bucht daher $9,720 im Soll auf IT-Ausstattung und im Haben auf Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen:

Bis zum Zahlungstag ist der Kurs auf 1.0850 gestiegen. Der Lieferant erhält weiterhin €9,000, doch das kostet jetzt $9,765, zuzüglich $15 Zahlungsgebühr, sodass $9,780 vom Konto abgehen. Buchungssatz JE-5521 löst die vollen $9,720 aus den Verbindlichkeiten aus und bucht die Differenz von $45 als realisierten Kursverlust und die $15 als Zahlungsgebühr:

In beiden Buchungen ist Soll gleich Haben, der Lieferantensaldo ist null, und die $9,780 auf dem Kontoauszug entsprechen exakt der Zahlung. Zum Monatsabschluss bleibt nichts zu klären.

Wer in der Kreditorenbuchhaltung was übernimmt

• Bedarfsträger oder Einkauf legen die Bestellung an und bestätigen, was vereinbart wurde.
• Wer die Ware annimmt, erfasst den Wareneingang, damit die Rechnung abgeglichen werden kann.
• Das Kreditorenteam erfasst Rechnungen, führt die Prüfungen durch und bereitet Zahlungen vor.
• Die budgetverantwortliche Person gibt die Ausgabe frei; höhere Beträge können eine zweite Freigabe erfordern.
• Das Controlling prüft Zahlungsläufe, stimmt die Kreditoren mit dem Hauptbuch ab und verantwortet die Kontrollen.
• CFO oder Inhaber legen Freigabegrenzen und Zahlungsrichtlinien fest und entscheiden über den Einsatz der Liquidität.

Kreditorenkontrollen, auf die es ankommt

• Funktionstrennung: Wer einen Lieferanten anlegt oder eine Rechnung freigibt, sollte die Zahlung nicht auch auslösen.
• Abgleich: Zahlen Sie auf Basis einer freigegebenen Bestellung und eines erfassten Wareneingangs, nicht allein auf Basis der Rechnung.
• Dublettenprüfung nach Lieferant, Rechnungsnummer, Betrag und Datum, bevor etwas freigegeben wird.
• Prüfen Sie jede Änderung der Bankverbindung eines Lieferanten über einen bekannten Kontakt, bevor Sie zahlen, denn gefälschte Änderungsanfragen sind ein verbreiteter Betrug.
• Freigabegrenzen nach Betrag, damit größere Zahlungen ein zweites Mal geprüft werden.
• Eine lückenlose Dokumentation, wer was und warum freigegeben hat, direkt an der Rechnung.

Typische Probleme in der Kreditorenbuchhaltung

• Rechnungen kommen per E-Mail, Post und Portal, und manche werden erst erfasst, wenn der Lieferant nachfragt.
• Freigaben bleiben in einem Postfach liegen, sodass Rechnungen verspätet oder überhastet bezahlt werden.
• Skonti werden verpasst, stattdessen fallen Mahngebühren an.
• Dieselbe Rechnung wird doppelt bezahlt, weil sie doppelt eingegangen ist.
• Zahlungen werden zum Rechnungswert gebucht, sodass Kursdifferenzen und Gebühren später als ungeklärte Abweichungen auftauchen.
• Lieferanten rufen an und fragen, wann sie ihr Geld bekommen, und niemand kann ohne langes Suchen antworten.

Kennzahlen der Kreditorenbuchhaltung, die sich lohnen

• Kreditorenlaufzeit (DPO): wie lange Sie im Durchschnitt brauchen, um Lieferanten zu bezahlen. Teilen Sie die durchschnittlichen Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen durch die Umsatzkosten und multiplizieren Sie mit der Anzahl der Tage im Zeitraum.
• Kreditorenumschlag: wie oft Sie Ihren durchschnittlichen Kreditorensaldo in einem Zeitraum begleichen. Teilen Sie die Einkäufe durch die durchschnittlichen Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen.
• Termintreue: der Anteil der Rechnungen, die bis zur Fälligkeit bezahlt werden.
• Ausnahmequote: der Anteil der Rechnungen, die wegen einer Abweichung, einer Dublette oder einer fehlenden Freigabe angehalten werden.

Was sich mit einem einzigen System ändert

Der Großteil der Kreditorenarbeit besteht darin, Informationen zwischen Systemen zu bewegen: die Bestellung aus dem Einkauf, den Wareneingang aus dem Lager, die Rechnung aus einem Postfach, die Zahlung von der Bank und die Buchung im Hauptbuch. Läuft alles als ein System, kommt die Rechnung bereits verknüpft mit Bestellung und Wareneingang an, Freigaben erfolgen mit allen Informationen im Blick, und die Zahlung wird mit Kurs und Gebühr gebucht. So funktioniert es auf den Seiten Kreditorenbuchhaltung und Einkauf.