El proceso de compra a pago (procure-to-pay), paso a paso

Cada pago a un proveedor empieza mucho antes de que llegue la factura. Alguien necesita algo, alguien aprueba el gasto, sale un pedido, llega la mercancía y solo entonces la factura se convierte en un pago y en un asiento contable. Cuando esos pasos viven en herramientas distintas, cada traspaso es una oportunidad de perder una aprobación, pagar un precio equivocado o reconstruir la historia al cierre de mes.

Esta guía explica el proceso de compra a pago paso a paso, sigue una compra ilustrativa desde la solicitud hasta el cierre y muestra qué partes automatizar y qué decisiones deben quedarse en manos de personas.

¿Qué es el proceso procure-to-pay?

Procure-to-pay, abreviado como P2P y también llamado purchase-to-pay o proceso de compra a pago, es el proceso completo que sigue una empresa para comprar bienes y servicios y pagarlos: desde la primera solicitud, pasando por la aprobación, el pedido, la recepción y la conciliación de la factura del proveedor, hasta el pago al proveedor y su registro en la contabilidad. Une dos funciones que a menudo se gestionan por separado: compras, que decide qué comprar y a quién, y cuentas por pagar, que verifica y paga las facturas.

El proceso de compra a pago en siete pasos

1. 1Solicitar. Alguien registra qué necesita, por qué, cuánto costará aproximadamente y de qué presupuesto sale.
2. 2Aprobar. El responsable del presupuesto aprueba la solicitud, con el importe comparado con lo que queda del presupuesto.
3. 3Pedir. Una orden de compra llega al proveedor con los artículos, precios, moneda y condiciones acordados.
4. 4Recibir. Quien recibe la mercancía o el servicio registra lo que realmente llegó.
5. 5Conciliar. La factura del proveedor se compara con el pedido y la recepción. Las que coinciden avanzan; las que no, quedan retenidas.
6. 6Pagar. La factura se aprueba para pago y se paga antes de su vencimiento, con el tipo de cambio y las comisiones confirmados antes de mover el dinero.
7. 7Registrar. El pago se contabiliza con su tipo de cambio y comisión, se concilia con la línea bancaria y el saldo del proveedor queda en cero.

La conciliación del paso cinco es la conciliación a tres bandas, y los pasos cinco a siete son el núcleo del proceso de cuentas por pagar. El proceso de compra a pago añade los pasos anteriores a la factura, donde se decide el gasto.

Un ejemplo práctico: una compra, de la solicitud al cierre

La imagen de arriba sigue la compra ilustrativa que se usa en todo este sitio: 6 portátiles de Alder Tech GmbH a €1,500 cada uno, €9,000 en total.

1. 1Solicitar y aprobar. El responsable de TI solicita 6 portátiles. El responsable del presupuesto lo aprueba, y al contar esta compra al presupuesto de TI le quedan $21,440 de $41,000.
2. 2Pedir. La orden de compra PO-2087 se envía a Alder Tech GmbH por €9,000.
3. 3Recibir. Llegan los 6 portátiles y la recepción se registra contra PO-2087.
4. 4Conciliar. Llega la factura #A-311 por 6 portátiles a €1,500. Coincide con el pedido y la recepción, así que se registra a 1 EUR = 1.0800 USD por $9,720 en JE-5520.
5. 5Pagar. La factura supera $5,000, así que la aprueban dos personas. En la fecha de pago el tipo es 1.0850, de modo que el proveedor recibe €9,000 y salen $9,780 del banco, incluida una comisión de $15.
6. 6Registrar. JE-5521 liquida $9,720 de cuentas por pagar y registra una pérdida cambiaria de $45 y la comisión de $15. El saldo del proveedor es $0 y la línea bancaria cuadra al dólar.

Siete pasos: cuatro decisiones tomadas por personas y tres verificaciones o asientos que se hicieron solos. Nada se introdujo dos veces, y la diferencia de $60 entre factura y banco quedó explicada en el momento del pago, no al cierre de mes.

Compra a pago vs source-to-pay vs cuentas por pagar

• Las cuentas por pagar empiezan cuando llega la factura: recibirla, verificarla, aprobarla, pagarla y registrarla.
• El proceso de compra a pago empieza antes, en la solicitud, para que el gasto se apruebe y se pida antes de que exista una factura.
• El source-to-pay empieza aún antes, con la selección de proveedores y la negociación de contratos, y luego recorre el proceso de compra a pago.
• El order-to-cash es su reflejo en el lado del cliente: desde el pedido de un cliente hasta el cobro.

Qué automatizar y qué dejar en manos de personas

La automatización del proceso de compra a pago funciona mejor cuando se encarga de las verificaciones y los traspasos, y deja las decisiones a las personas responsables de ellas. Buenos candidatos para automatizar:

• Enviar cada solicitud al aprobador adecuado según el importe, el presupuesto y el proveedor.
• Comprobar el presupuesto en el momento de la aprobación, incluidos los pedidos ya comprometidos.
• Convertir una solicitud aprobada en una orden de compra, para no volver a introducir nada.
• Conciliar cada factura con su pedido y su recepción en cuanto llega, y retener solo las que difieren.
• Buscar facturas duplicadas y cambios en los datos bancarios del proveedor antes de pagar nada.
• Contabilizar el pago con su tipo de cambio y comisión, y conciliarlo con la línea bancaria.

Deja esto en manos de personas:

• Si comprar y a quién.
• Aprobar el gasto, con un segundo aprobador para los importes mayores.
• Resolver una factura retenida: pedir un abono, aceptar una diferencia con un motivo o modificar el pedido.
• Liberar los pagos y decidir cuándo pagar según la caja y las condiciones.

Problemas habituales del proceso de compra a pago

• Compras hechas sin pedido, de modo que la primera señal del gasto es la factura.
• Aprobaciones dadas por correo o chat que nunca llegan al registro que paga la factura.
• Presupuestos revisados en una hoja de cálculo que ya está desactualizada cuando sale el pedido.
• Recepciones que nunca se registran, así que las facturas se concilian solo con el pedido.
• La misma compra introducida por separado en compras, cuentas por pagar, el banco y la contabilidad.
• Pagos al extranjero hechos desde un portal bancario, con el tipo de cambio y la comisión calculados después.

Métricas del proceso de compra a pago que vale la pena seguir

• Cobertura de órdenes de compra: la parte del gasto que tenía un pedido aprobado antes de que llegara la factura.
• Tasa de conciliación a la primera: la parte de las facturas que coinciden con su pedido y su recepción sin quedar retenidas.
• Tiempo de ciclo: los días desde una solicitud aprobada hasta que se paga al proveedor.
• Tasa de excepciones: la parte de las facturas retenidas por un problema de precio, cantidad o duplicado, y cuánto tardan en resolverse.
• Tasa de pago puntual: la proporción de facturas pagadas antes de su vencimiento.

Por qué es importante para un director financiero

• El gasto se aprueba antes de comprometerse, no se descubre cuando llega la factura.
• Los presupuestos muestran lo que ya está pedido, así que están al día cuando se toman decisiones.
• Solo pagas lo que se pidió y se recibió, al precio acordado.
• Las previsiones de caja incluyen pedidos que aún no se han facturado.
• Cada pago remite a su solicitud, aprobaciones, recepción y factura, listo para auditoría.

Qué buscar en un software de compra a pago

• Solicitudes, pedidos, recepciones, facturas y pagos en un solo registro, para que cada compra se introduzca una sola vez.
• Reglas de aprobación que tú defines por importe, presupuesto y proveedor, y que no se pueden saltar pagando desde otro sitio.
• Controles de presupuesto que incluyen los pedidos comprometidos, no solo las facturas ya pagadas.
• Una conciliación que muestra exactamente qué línea no cuadra y por cuánto.
• Pagos en las monedas que usan tus proveedores, con el tipo de cambio y la comisión registrados en el pago.
• Asientos contables generados desde la propia transacción, con cada aprobación guardada junto a ella.

Qué cambia con un único sistema

Las herramientas separadas suelen unir estos pasos sincronizando registros entre compras, cuentas por pagar, el banco y la contabilidad. En un solo sistema no hay nada que sincronizar: la solicitud se convierte en el pedido, el pedido se concilia con la recepción y la factura, y el pago se contabiliza con su tipo de cambio y su comisión. Mira cómo funciona en las páginas de Compras y Cuentas por pagar.