El proceso de cuentas por pagar, paso a paso

Las cuentas por pagar son el lugar donde una empresa cumple sus compromisos con los proveedores. Cada factura que llega es un compromiso: pagar el importe correcto, al proveedor correcto, a tiempo, y registrarlo correctamente. Cuando el proceso funciona, nadie lo nota. Cuando falla, aparecen recargos por demora, pagos duplicados, proveedores molestos y un cierre que no cuadra.

Esta guía recorre el proceso de cuentas por pagar paso a paso, explica quién hace qué y qué controles importan, y sigue una factura ilustrativa desde su llegada hasta el extracto bancario.

¿Qué es el proceso de cuentas por pagar?

El proceso de cuentas por pagar es el conjunto de pasos que sigue una empresa desde que llega la factura de un proveedor hasta que se paga y se registra: capturar la factura, verificarla, aprobarla, registrar la obligación, pagarla y conciliar el pago. Cuentas por pagar es también el nombre del saldo: el total que la empresa debe a sus proveedores, que figura como pasivo en el balance.

El proceso de cuentas por pagar en seis pasos

1. 1Reciba la factura. Registre el proveedor, el importe, la moneda, la fecha de vencimiento y la orden de compra correspondiente en un solo lugar, no repartidos entre bandejas de entrada.
2. 2Verifíquela. Compare la factura con la orden de compra y la recepción, y busque duplicados.
3. 3Apruébela. Envíe la factura, con su orden y su recepción, a la persona responsable del gasto, y deje constancia de la decisión.
4. 4Regístrela. Contabilice la factura en el libro mayor: cargo al gasto o al activo y abono a cuentas por pagar.
5. 5Programe y pague. Elija la fecha de pago según el vencimiento, las condiciones de pago y su posición de caja, y confirme el tipo de cambio y las comisiones antes de mover el dinero.
6. 6Registre el pago y concílielo. Contabilice el pago con su diferencia de cambio y su comisión, vincúlelo al extracto bancario y confirme que el saldo del proveedor es cero.

Si compra bienes con órdenes de compra, la verificación del paso dos es el control más importante del proceso. Nuestra guía sobre la conciliación de tres vías explica cómo funciona y qué hacer cuando los documentos no coinciden.

Un ejemplo práctico: una factura de proveedor de principio a fin

Tome la compra ilustrativa que usamos en todo este sitio. Alder Tech GmbH envía la factura #A-311 por 6 portátiles a €1,500 cada uno, €9,000 en total, con la orden de compra PO-2087. Han llegado los 6 portátiles, así que la factura coincide con la orden y la recepción, y el responsable del presupuesto la aprueba.

Al registrar la factura, el tipo de cambio es 1 EUR = 1.0800 USD, por lo que el asiento JE-5520 carga equipos informáticos y abona cuentas por pagar por $9,720:

En la fecha de pago, el tipo ha pasado a 1.0850. El proveedor sigue recibiendo €9,000, pero ahora cuesta $9,765, más una comisión de pago de $15, de modo que salen $9,780 del banco. El asiento JE-5521 cancela los $9,720 completos de cuentas por pagar y registra la diferencia de $45 como pérdida cambiaria realizada y los $15 como comisión de pago:

En ambos asientos los cargos igualan a los abonos, el saldo del proveedor es cero y los $9,780 del extracto bancario coinciden exactamente con el pago. No queda nada por investigar al cierre del mes.

Quién hace qué en cuentas por pagar

• El solicitante o comprador emite la orden de compra y confirma lo acordado.
• Quien recibe la mercancía registra la recepción, para que la factura pueda cotejarse.
• El equipo de cuentas por pagar captura las facturas, realiza las verificaciones y prepara los pagos.
• El responsable del presupuesto aprueba el gasto; los importes mayores pueden requerir un segundo aprobador.
• El controller revisa las remesas de pago, concilia las cuentas por pagar con el libro mayor y es responsable de los controles.
• El CFO o el propietario fija los límites de aprobación y la política de pagos, y decide cómo se usa la caja.

Controles de cuentas por pagar que importan

• Separación de funciones: quien da de alta a un proveedor o aprueba una factura no debería también liberar el pago.
• Cotejo: pague contra una orden aprobada y una recepción registrada, no solo contra la factura.
• Controles de duplicados por proveedor, número de factura, importe y fecha antes de aprobar nada.
• Verifique cualquier cambio en los datos bancarios de un proveedor con un contacto conocido antes de pagar, porque las solicitudes de cambio falsas son un fraude habitual.
• Límites de aprobación por importe, para que los pagos mayores reciban una segunda revisión.
• Un registro completo de quién aprobó qué, y por qué, guardado junto a la factura.

Problemas habituales en cuentas por pagar

• Las facturas llegan por correo electrónico, correo postal y portales, y algunas no se registran hasta que el proveedor reclama.
• Las aprobaciones se atascan en la bandeja de alguien, así que las facturas se pagan tarde o con prisas.
• Se pierden descuentos por pronto pago y, en su lugar, se pagan recargos por demora.
• La misma factura se paga dos veces porque llegó dos veces.
• Los pagos se registran por el valor de la factura, de modo que las diferencias de cambio y las comisiones aparecen más tarde como descuadres sin explicar.
• Los proveedores llaman para preguntar cuándo cobrarán, y nadie puede responder sin buscar.

Indicadores de cuentas por pagar que conviene seguir

• Periodo medio de pago (DPO): cuánto tarda de media en pagar a sus proveedores. Divida el saldo medio de cuentas por pagar entre el coste de ventas y multiplique por el número de días del periodo.
• Rotación de cuentas por pagar: cuántas veces liquida su saldo medio de cuentas por pagar en un periodo. Divida las compras entre el saldo medio de cuentas por pagar.
• Tasa de pago puntual: la proporción de facturas pagadas antes de su vencimiento.
• Tasa de excepciones: la proporción de facturas retenidas por una discrepancia, un duplicado o una aprobación pendiente.

Qué cambia con un único sistema

La mayor parte del trabajo de cuentas por pagar consiste en mover información entre sistemas: la orden desde compras, la recepción desde el almacén, la factura desde una bandeja de entrada, el pago desde el banco y el asiento en el libro mayor. Cuando todo funciona como un solo sistema, la factura llega ya vinculada a su orden y su recepción, las aprobaciones se hacen con todo a la vista y el pago se contabiliza con su tipo de cambio y su comisión. Vea cómo funciona en las páginas de Cuentas por pagar y Compras.