Anzeichen, dass Ihre Buchhaltungssoftware nicht mehr ausreicht

Einfache Buchhaltungssoftware ist dafür gebaut, festzuhalten, was bereits passiert ist: einen Verkauf, eine Rechnung, eine Zahlung. Das funktioniert gut, bis das Unternehmen bei mehr Lieferanten einkauft, in mehr Währungen zahlt, mehr als eine Gesellschaft führt und mehr Menschen Rechenschaft schuldet. Dann bleiben die Bücher in der Software, und die Arbeit wandert in Tabellen, Postfächer und Bankportale rundherum.

Dieser Leitfaden listet die Anzeichen für diese Phase auf, erklärt den Unterschied zwischen Buchhaltungssoftware und ERP und zeigt, worauf es beim nächsten System ankommt, anhand eines Beispieleinkaufs, dessen Zahlen zum Rest dieser Website passen.

Was bedeutet es, der Buchhaltungssoftware zu entwachsen?

Sie sind Ihrer Buchhaltungssoftware entwachsen, wenn die Arbeit, die die Bücher speist, woanders stattfindet. Das Hauptbuch stimmt am Monatsende noch, aber dahin zu kommen heißt, Freigaben aus E-Mails, Kurse von der Bank, Budgets aus einer Tabelle und Rechnungen aus einem anderen Tool zusammenzutragen. Die Software ist nicht kaputt; das Unternehmen hat nur Aufgaben hinzugefügt, für die sie nie gedacht war.

Zehn Anzeichen, dass Ihre Buchhaltungssoftware nicht mehr ausreicht

1. 1Der Abschluss läuft über Tabellen. Abstimmungen, Abgrenzungen und die Abschluss-Checkliste liegen in Dateien außerhalb der Buchhaltung, und nur eine Person weiß, wie sie zusammenhängen.
2. 2Freigaben laufen per E-Mail oder Chat. Die Ausgabe wird freigegeben, aber die Freigabe erreicht nie den Datensatz, der die Rechnung bezahlt.
3. 3Derselbe Einkauf wird mehrfach eingetippt. Die Bestellung wird an einer Stelle erfasst, die Rechnung an einer anderen und die Zahlung an einer dritten.
4. 4Auslandszahlungen laufen über ein separates Portal. Wechselkurs und Bankgebühr werden nach der Zahlung nachgeschlagen und dann von Hand gebucht.
5. 5Mehrere Gesellschaften bedeuten manuelle Konsolidierung. Jede Gesellschaft hat ihre eigene Datei, und konzerninterne Salden werden in einer Tabelle abgeglichen.
6. 6Die Liquiditätsfrage dauert zu lange. Die Frage, wie viel Liquidität Sie nächsten Monat haben, startet ein Projekt, statt einen Bericht zu öffnen.
7. 7Fehler werden erst nach dem Geldabfluss gefunden. Doppelte Rechnungen und Preise über dem Vereinbarten fallen bei der Abstimmung auf, wenn überhaupt.
8. 8Kundenzahlungen kommen ohne Rechnungsbezug. Jemand muss herausfinden, was jede Zahlung begleicht, bevor sie zugeordnet werden kann.
9. 9Die Prüfungsvorbereitung ist eine Belegsuche. Die Nachweise existieren, aber sie sind über Postfächer, geteilte Laufwerke und andere Tools verstreut.
10. 10Die Zusatz-Tools brauchen eigene Pflege. Jedes neue Tool braucht eine Anbindung an die Buchhaltung, und wenn eine ausfällt, weiß niemand genau, welchen Zahlen man trauen kann.

Ein oder zwei dieser Anzeichen lassen sich mit einem besseren Prozess beheben. Wenn die meisten gleichzeitig zutreffen, liegt das Problem im Aufbau: Das Unternehmen ist in mehrere Systeme hineingewachsen, die jeweils einen Teil jeder Transaktion halten.

Ein Rechenbeispiel: ein Einkauf, fünf Orte

Die Abbildung oben folgt der Bestellung PO-2087: 6 Laptops von Alder Tech GmbH zu je €1,500, insgesamt €9,000, in einem Unternehmen, in dem jede Aufgabe ihr eigenes Tool hat.

1. 1Freigabe. Die Führungskraft gibt PO-2087 in einer Chatnachricht frei, sodass die Freigabe nie in die Buchhaltung gelangt.
2. 2Bestellung. Der Einkauf wird in einer Tabelle erfasst und dort gegen das Budget geprüft.
3. 3Rechnung. Rechnung #A-311 über €9,000 wird ins Kreditoren-Tool eingetippt und zum Kurs 1.0800 mit $9,720 gebucht.
4. 4Zahlung. Die Rechnung wird über das Bankportal zum Kurs 1.0850 mit einer Gebühr von $15 bezahlt, also verlassen $9,780 die Bank.
5. 5Abschluss. Am Monatsende findet jemand die Differenz von $60 zwischen Rechnung und Bankzeile und ermittelt, dass es sich um einen Kursverlust von $45 und eine Gebühr von $15 handelt, bevor JE-5521 gebucht wird.

Am Ende stimmen die Bücher: Der Lieferantensaldo ist $0 und die $60 sind erklärt. Aber der Einkauf wurde dreimal eingetippt, seine Freigabe liegt außerhalb des Datensatzes, und die Erklärung wurde im Nachhinein rekonstruiert. Multiplizieren Sie das mit jedem Einkauf des Monats, und Sie haben die Arbeit, die ein wachsendes Finanzteam trägt.

Buchhaltungssoftware oder ERP: Was ist der Unterschied?

Buchhaltungssoftware erfasst Finanztransaktionen und erstellt die Abschlüsse: Hauptbuch, Kreditoren, Debitoren, Bankabstimmung und Berichte. Ein ERP-System (Enterprise Resource Planning) steuert zusätzlich die Abläufe, aus denen diese Transaktionen entstehen, etwa Einkauf, Freigaben und je nach Branche Lager, Fertigung oder Projekte, sodass die Buchhaltung aus der Arbeit selbst gespeist wird statt durch erneutes Eintippen.

Für viele wachsende Unternehmen liegt das Problem nicht im Lager oder in der Fertigung. Es liegt in der Finanzarbeit rund um B2B-Zahlungen: einkaufen, freigeben, Lieferanten bezahlen, von Kunden bezahlt werden, Liquidität steuern und die Bücher abschließen. Genau diesen Teil muss ein finanzorientiertes System zusammenführen.

Worauf es beim nächsten System ankommt

• Einkauf, Rechnungen, Zahlungen, Liquidität und Bücher auf einem Datensatz, damit eine Transaktion nur einmal erfasst wird.
• Freigaben, die an der Ausgabe hängen bleiben und sich nicht umgehen lassen, indem man woanders bezahlt.
• Zahlungen in den Währungen, die Sie nutzen, mit Kurs und Gebühr direkt an der Zahlung.
• Mehrere Gesellschaften, mit Konsolidierung und konzerninternen Salden im System.
• Prüfungen auf doppelte Rechnungen und Preise, die vor der Zahlung laufen, nicht danach.
• Abschluss-Checkliste und Abstimmungen im System, nicht in Tabellen daneben.
• Jede Zahl bis zu ihren Quellbelegen nachvollziehbar, bereit für Prüfung oder Audit.
• Hilfe bei der Übernahme Ihrer Historie und Menschen, die antworten, wenn Sie Fragen haben.

So planen Sie den Wechsel

1. 1Zeichnen Sie auf, wie Geld heute fließt. Listen Sie jedes Tool auf, das ein Einkauf, eine Rechnung, eine Zahlung und eine Kundenrechnung durchlaufen, und wer daran arbeitet.
2. 2Wählen Sie einen Starttermin zu Periodenbeginn. Ein Wechsel zum Monats- oder Quartalsanfang hält die Eröffnungssalden sauber.
3. 3Legen Sie fest, wie viel Historie Sie mitnehmen. Die meisten Teams übernehmen offene Rechnungen, Eröffnungssalden und genug gebuchte Historie, um Perioden zu vergleichen.
4. 4Belegen Sie die Zahlen. Prüfen Sie jeden Eröffnungssaldo gegen Ihre bisherige Saldenliste, bevor im neuen System etwas gebucht wird.
5. 5Legen Sie Freigaben vor der ersten Zahlung fest. Bestimmen Sie, wer was freigibt, damit die Kontrolle vom ersten Tag an greift.
6. 6Schließen Sie den ersten Monat im neuen System ab. Führen Sie den vollständigen Abschluss einmal durch und schaffen Sie dann die Tabellen ab, die er ersetzt.

Unsere Seite Die ersten 30 Tage zeigt, wie Viacle diesen Plan Woche für Woche umsetzt.

Warum das für CFOs wichtig ist

• Eine Version der Zahlen statt Salden, die davon abhängen, welches Tool Sie öffnen.
• Kontrollen, die mit dem Team wachsen, weil Freigaben und Prüfungen dort liegen, wo Geld fließt.
• Liquiditätsprognosen auf Basis echter Verpflichtungen, Rechnungen und Zahlungen.
• Ein Abschluss, der den Monat prüft, statt ihn neu aufzubauen.
• Weniger Tools, die gekauft, verbunden und gepflegt werden müssen.

Was sich mit einem einzigen System ändert

Wer seiner Buchhaltungssoftware entwächst, entwächst meist dem Flickenteppich drumherum. Das ist die Idee hinter Unified Finance: Einkauf, Rechnungen, Zahlungen, Liquidität und Buchhaltung laufen als ein System, von der Planung bis zum Abschluss, sodass jede Transaktion einmal erfasst wird und ihre Freigabe, Kurse und Gebühren in die Bücher mitnimmt. Der Datensatz bleibt einheitlich, kontrolliert und prüfbar. Wie das funktioniert, zeigen die Seiten Buchhaltung und Beschaffung.