Rechnungsabgleich: Lieferantenrechnungen Schritt für Schritt abstimmen

Die meisten Überzahlungen an Lieferanten sind kein Betrug. Es ist eine doppelt erfasste Rechnung, ein schleichend gestiegener Preis, eine Gutschrift, die niemand verrechnet hat, oder eine Zahlung, die der Lieferant nie der richtigen Rechnung zugeordnet hat. Jede ist klein, und jede wird leicht übersehen, wenn Rechnungen, Bestellungen und Zahlungen an verschiedenen Orten liegen.

Mit dem Rechnungsabgleich finden Finanzteams sie. Dieser Leitfaden erklärt, was er ist, welche Prüfungen dazugehören, wie Sie Lieferantenrechnungen Schritt für Schritt abstimmen und wie Sie das automatisieren, anhand eines illustrativen Lieferanten-Kontoauszugs, der auf den Dollar genau aufgeht.

Was ist Rechnungsabgleich?

Rechnungsabgleich ist der Prozess, Lieferantenrechnungen mit den Unterlagen abzugleichen, die sie belegen, und zu bestätigen, dass die Beträge übereinstimmen. Diese Unterlagen sind die Bestellung, der Wareneingang, der vereinbarte Preis, die bereits geleisteten Zahlungen und der Kontoauszug des Lieferanten darüber, was Sie ihm schulden. Wo etwas nicht übereinstimmt, wird die Differenz vor dem Abschluss geklärt, korrigiert und gebucht. Dieselbe Idee auf der Kundenseite heißt meist Abstimmung der Fakturierung.

Die vier Prüfungen beim Rechnungsabgleich

• Rechnung gegen Bestellung und Wareneingang: Ihnen wird nur berechnet, was Sie bestellt haben und was tatsächlich angekommen ist.
• Rechnung gegen vereinbarten Preis: Stückpreise, Rabatte und Konditionen entsprechen der Bestellung oder dem Vertrag.
• Rechnung gegen Zahlung: Jede Rechnung wird einmal bezahlt, mit dem richtigen Betrag, und jede Kursdifferenz oder Gebühr ist erklärt.
• Ihre Bücher gegen den Kontoauszug des Lieferanten: Was Sie zu schulden glauben, stimmt mit dem überein, was der Lieferant für offen hält.

Die erste Prüfung ist der Drei-Wege-Abgleich, der vor der Freigabe einer Rechnung stattfindet. Unser Leitfaden zum Drei-Wege-Abgleich erklärt ihn ausführlich. Dieser Leitfaden behandelt den vollständigen Abgleich, einschließlich der Prüfungen, die erst sinnvoll sind, nachdem Geld geflossen ist.

Lieferantenrechnungen abstimmen, Schritt für Schritt

1. 1Unterlagen zusammentragen. Holen Sie aus der Kreditorenbuchhaltung die offenen Rechnungen des Lieferanten, die an ihn geleisteten Zahlungen, seinen letzten Kontoauszug sowie die Bestellungen und Wareneingänge hinter jeder Rechnung.
2. 2Jede Rechnung mit Bestellung und Wareneingang abgleichen. Prüfen Sie, dass Menge, Stückpreis und Summe übereinstimmen. Halten Sie an, was nicht passt.
3. 3Preise gegen das Vereinbarte prüfen. Vergleichen Sie jede Position mit dem Bestell- oder Vertragspreis, einschließlich Rabatten, damit schleichende Preiserhöhungen auffallen, statt bezahlt zu werden.
4. 4Zahlungen den Rechnungen zuordnen. Stellen Sie sicher, dass jede Rechnung einmal bezahlt wurde, dass die Zahlungsreferenz sie nennt und dass jede Kursdifferenz oder Bankgebühr gebucht ist.
5. 5Ihren Saldo mit dem Kontoauszug des Lieferanten vergleichen. Listen Sie jede Position auf, die nur auf einer Seite oder mit einem anderen Betrag erscheint.
6. 6Klären, korrigieren und abzeichnen. Buchen Sie, was in Ihre Bücher gehört, bitten Sie den Lieferanten, seine Seite zu korrigieren, bewahren Sie die Belege auf und lassen Sie das Ergebnis freigeben.

Ein Rechenbeispiel: einen Lieferanten-Kontoauszug abstimmen

Der abgebildete Kontoauszug stammt von Ridgeline Supply, einem illustrativen Lieferanten, zum Ende Oktober. Laut Kontoauszug schulden Sie $21,750. Ihr Kreditorenbuch zeigt $14,600. Damit sind $7,150 zu klären.

1. 1Eine Rechnung, die Sie nicht gebucht haben. RS-3319 über $2,750 steht auf dem Kontoauszug, aber nicht in Ihren Büchern. Die Ware kam zum Monatsende, die Rechnung war noch nicht bei Ihnen. Sie passt zur Bestellung PO-2112 und zum Wareneingang, also buchen Sie sie.
2. 2Eine Gutschrift, die Sie nicht gebucht haben. Der Lieferant hat nach einer Rücksendung CN-142 über $900 ausgestellt. Sie gleichen sie mit der Rücksendung ab und buchen sie, was Ihre Schuld verringert.
3. 3Eine Zahlung, die der Lieferant nicht zugeordnet hat. RS-3298 über $5,300 steht auf dem Kontoauszug noch offen, aber Sie haben sie am 31. Oktober bezahlt. Das ist eine zeitliche Differenz beim Lieferanten, in Ihren Büchern ändert sich nichts.

Nach den beiden Korrekturen zeigen Ihre Bücher $16,450. Ziehen Sie die noch unterwegs befindliche Zahlung von den $21,750 des Lieferanten ab, und auch seine Zahl beträgt $16,450. Jeder Dollar der Differenz von $7,150 ist geklärt, und die Abstimmung kann abgezeichnet werden.

Die Zahlungsprüfung funktioniert bei einer einzelnen Rechnung genauso. Rechnung #A-311 von Alder Tech GmbH wurde mit $9,720 gebucht, und $9,780 haben das Bankkonto verlassen. Die Differenz von $60 ist ein Kursverlust von $45 und eine Zahlungsgebühr von $15, beide gebucht, sodass der Lieferantensaldo $0 beträgt. Unser Leitfaden zum Transaktionskontext verfolgt diese Zahlung von der Bestellung bis zum Abschluss.

Häufige Rechnungsabweichungen und ihre Ursachen

• Doppelte Rechnungen: dieselbe Rechnung zweimal geschickt oder mit neuer Nummer erneut gesendet und beide Male erfasst.
• Preisabweichungen: ein Stückpreis über dem Bestell- oder Vertragspreis oder ein nicht gewährter Rabatt.
• Mengenabweichungen: mehr berechnet als geliefert, oft nach einer Teil- oder geteilten Lieferung.
• Nicht verrechnete Gutschriften: eine Gutschrift wurde ausgestellt, aber nie mit einer späteren Rechnung verrechnet.
• Nicht oder falsch zugeordnete Zahlungen: Der Lieferant hat das Geld erhalten, aber der falschen Rechnung oder noch gar nicht zugeordnet.
• Zeitliche Differenzen: eine Rechnung oder Zahlung, die zum Monatsende unterwegs ist und nur auf einer Seite erscheint.
• Wechselkurse und Gebühren: Eine Fremdwährungsrechnung wird zu einem anderen Kurs beglichen, oder eine Bankgebühr mindert den erhaltenen Betrag.

Was tun, wenn die Zahlen nicht übereinstimmen

• Entscheiden Sie, wessen Unterlagen sich ändern müssen, bevor Sie etwas ändern: Ihre, die des Lieferanten oder keine.
• Buchen Sie nie eine Korrektur, nur um die Salden passend zu machen. Eine ungeklärte Differenz ist eine Frage, keine Antwort.
• Bitten Sie den Lieferanten um eine korrigierte Rechnung oder eine Gutschrift, wenn er zu viel berechnet hat.
• Buchen Sie jede Korrektur mit Grund und Belegen, damit ein Prüfer sie nachvollziehen kann.
• Tragen Sie zeitliche Differenzen vor und prüfen Sie, dass sie sich mit dem nächsten Kontoauszug erledigen.

Warum das für CFOs wichtig ist

• Sie bezahlen jede Rechnung einmal, zum vereinbarten Preis.
• Der Kreditorensaldo in den Büchern stimmt zum Monatsabschluss.
• Ungenutzte Gutschriften und frühere Überzahlungen werden gefunden und können zurückgefordert werden.
• Liquiditätsplanung basiert auf dem, was Sie wirklich schulden, nicht auf ungeklärten Salden.
• Lieferantenbeziehungen bleiben gut, weil Streitfälle mit Belegen statt aus dem Gedächtnis geklärt werden.
• Jede Korrektur hat einen Grund und Belege, bereit für Prüfung oder Audit.

Rechnungsabgleich automatisieren

Der Abgleich ist langsam, wenn jemand die Bestellung aus einem Tool, den Wareneingang aus einer E-Mail, die Rechnung aus einem Posteingang und die Zahlung aus einem Bankportal holen muss. Automatisierung funktioniert, wenn diese Unterlagen schon beisammen sind. Achten Sie bei der Softwareauswahl auf:

• Bestellungen, Wareneingänge, Rechnungen und Zahlungen an einem Ort, damit jede Rechnung beim Eingang geprüft wird.
• Dubletten- und Preisprüfungen, die vor der Zahlung laufen, nicht danach.
• Zahlungen, die Rechnungen mit gebuchtem Wechselkurs und Gebühren zugeordnet werden, damit der Lieferantensaldo exakt aufgeht.
• Überprüfungen bereits geleisteter Zahlungen, um Doppelzahlungen und ungenutzte Gutschriften zu finden.
• Jede Ausnahme mit Belegen, Entscheidung und der Person, die sie freigegeben hat.

Was sich mit einem einzigen System ändert

Die meiste Abstimmungsarbeit besteht darin, Unterlagen zusammenzutragen, die auf mehrere Systeme verteilt sind. Wenn Einkauf, Rechnungen, Zahlungen und Buchhaltung als ein System laufen, hängen Bestellung, Wareneingang, vereinbarter Preis und Zahlung bereits an jeder Rechnung. Die Prüfungen laufen beim Rechnungseingang, und nur echte Abweichungen landen bei einem Menschen. Zum Monatsende stimmt der Saldo, den Sie mit dem Kontoauszug des Lieferanten vergleichen, bereits. So funktioniert es auf den Seiten Kreditorenbuchhaltung und Einkauf.