O processo procure-to-pay (da compra ao pagamento), passo a passo

Todo pagamento a fornecedor começa muito antes de a fatura chegar. Alguém precisa de algo, alguém aprova o gasto, um pedido é enviado, a mercadoria chega e só então a fatura vira um pagamento e um lançamento contábil. Quando essas etapas ficam em ferramentas diferentes, cada passagem de bastão é uma chance de perder uma aprovação, pagar o preço errado ou reconstruir a história no fechamento do mês.

Este guia explica o processo procure-to-pay passo a passo, acompanha uma compra ilustrativa da requisição ao fechamento e mostra quais partes automatizar e quais decisões devem ficar com as pessoas.

O que é o processo procure-to-pay?

Procure-to-pay, abreviado como P2P e também chamado de purchase-to-pay ou processo da compra ao pagamento, é o processo completo que uma empresa segue para comprar bens e serviços e pagar por eles: da primeira requisição, passando pela aprovação, pelo pedido, pelo recebimento e pela conferência da fatura do fornecedor, até o pagamento ao fornecedor e seu registro na contabilidade. Ele une duas funções que muitas vezes rodam separadas: compras, que decide o que comprar e de quem, e contas a pagar, que confere e paga as faturas.

O processo procure-to-pay em sete etapas

1. 1Requisitar. Alguém registra do que precisa, por quê, quanto vai custar aproximadamente e de qual orçamento sai.
2. 2Aprovar. O dono do orçamento aprova a requisição, com o valor comparado ao que resta no orçamento.
3. 3Pedir. Um pedido de compra vai ao fornecedor com os itens, preços, moeda e condições combinados.
4. 4Receber. Quem recebe a mercadoria ou o serviço registra o que realmente chegou.
5. 5Conferir. A fatura do fornecedor é comparada com o pedido e o recebimento. As que conferem seguem; as que não conferem ficam retidas.
6. 6Pagar. A fatura é aprovada para pagamento e paga até o vencimento, com a taxa de câmbio e as tarifas confirmadas antes de o dinheiro sair.
7. 7Registrar. O pagamento é lançado com sua taxa e tarifa, conciliado com o lançamento bancário, e o saldo do fornecedor vai a zero.

A conferência da etapa cinco é o three-way matching, e as etapas cinco a sete são o núcleo do processo de contas a pagar. O procure-to-pay acrescenta as etapas antes da fatura, onde o gasto é decidido.

Um exemplo prático: uma compra, da requisição ao fechamento

A imagem acima acompanha a compra ilustrativa usada em todo este site: 6 notebooks da Alder Tech GmbH a €1,500 cada, €9,000 no total.

1. 1Requisitar e aprovar. O líder de TI solicita 6 notebooks. O dono do orçamento aprova, e com esta compra contabilizada restam $21,440 de $41,000 no orçamento de TI.
2. 2Pedir. O pedido de compra PO-2087 vai para a Alder Tech GmbH no valor de €9,000.
3. 3Receber. Os 6 notebooks chegam e o recebimento é registrado contra o PO-2087.
4. 4Conferir. Chega a fatura #A-311 de 6 notebooks a €1,500. Ela confere com o pedido e o recebimento, então é registrada a 1 EUR = 1.0800 USD por $9,720 em JE-5520.
5. 5Pagar. A fatura está acima de $5,000, então dois aprovadores assinam. Na data do pagamento a taxa é 1.0850: o fornecedor recebe €9,000 e saem $9,780 do banco, incluindo uma tarifa de $15.
6. 6Registrar. JE-5521 baixa $9,720 de contas a pagar e registra uma perda cambial de $45 e a tarifa de $15. O saldo do fornecedor é $0 e o lançamento bancário bate até o dólar.

Sete etapas: quatro decisões tomadas por pessoas e três conferências ou lançamentos que aconteceram sozinhos. Nada foi digitado duas vezes, e a diferença de $60 entre fatura e banco foi explicada no momento do pagamento, não no fechamento do mês.

Procure-to-pay vs source-to-pay vs contas a pagar

• Contas a pagar começa quando a fatura chega: registrar, conferir, aprovar, pagar e lançar.
• O procure-to-pay começa antes, na requisição, para que o gasto seja aprovado e pedido antes de existir qualquer fatura.
• O source-to-pay começa ainda antes, com a escolha de fornecedores e a negociação de contratos, e depois segue pelo procure-to-pay.
• O order-to-cash é o espelho do lado do cliente: do pedido de um cliente até o dinheiro recebido.

O que automatizar e o que deixar com as pessoas

A automação do procure-to-pay funciona melhor quando assume as conferências e as passagens de bastão e deixa as decisões com as pessoas responsáveis por elas. Bons candidatos para automatizar:

• Encaminhar cada requisição ao aprovador certo, com base no valor, no orçamento e no fornecedor.
• Conferir o orçamento no momento da aprovação, incluindo pedidos já comprometidos.
• Transformar uma requisição aprovada em pedido de compra, para que nada seja digitado de novo.
• Conferir cada fatura com seu pedido e recebimento assim que chega, e reter só as que divergem.
• Verificar faturas duplicadas e mudanças nos dados bancários do fornecedor antes de qualquer pagamento.
• Lançar o pagamento com sua taxa de câmbio e tarifa, e conciliá-lo com o lançamento bancário.

Deixe com as pessoas:

• Se vai comprar, e de quem.
• Aprovar o gasto, com um segundo aprovador para valores maiores.
• Resolver uma fatura retida: pedir um crédito, aceitar uma diferença com justificativa ou alterar o pedido.
• Liberar pagamentos e decidir quando pagar com base no caixa e nas condições.

Problemas comuns no procure-to-pay

• Compras feitas sem pedido, de modo que o primeiro sinal do gasto é a fatura.
• Aprovações dadas por e-mail ou chat que nunca chegam ao registro que paga a fatura.
• Orçamentos conferidos numa planilha que já está desatualizada quando o pedido sai.
• Recebimentos nunca registrados, então as faturas são conferidas só com o pedido.
• A mesma compra digitada separadamente em compras, contas a pagar, banco e contabilidade.
• Pagamentos internacionais feitos por um portal bancário, com a taxa e a tarifa calculadas depois.

Métricas de procure-to-pay que valem a pena acompanhar

• Cobertura de pedidos de compra: a parcela do gasto que tinha um pedido aprovado antes de a fatura chegar.
• Taxa de conferência de primeira: a parcela das faturas que conferem com pedido e recebimento sem ficar retidas.
• Tempo de ciclo: os dias entre uma requisição aprovada e o pagamento do fornecedor.
• Taxa de exceções: a parcela das faturas retidas por problema de preço, quantidade ou duplicidade, e quanto tempo levam para ser resolvidas.
• Taxa de pagamento em dia: a parcela de faturas pagas até o vencimento.

Por que isso importa para o CFO

• O gasto é aprovado antes de ser comprometido, e não descoberto quando a fatura chega.
• Os orçamentos mostram o que já foi pedido, então estão atualizados quando as decisões são tomadas.
• Você paga só pelo que foi pedido e recebido, ao preço combinado.
• As previsões de caixa incluem pedidos que ainda não foram faturados.
• Cada pagamento remete à sua requisição, aprovações, recebimento e fatura, pronto para auditoria.

O que procurar em um software de procure-to-pay

• Requisições, pedidos, recebimentos, faturas e pagamentos em um só registro, para que cada compra seja digitada uma única vez.
• Regras de aprovação que você define por valor, orçamento e fornecedor, e que não podem ser contornadas pagando por outro lugar.
• Controles de orçamento que incluem pedidos comprometidos, não só faturas já pagas.
• Uma conferência que mostra exatamente qual linha diverge, e em quanto.
• Pagamentos nas moedas que seus fornecedores usam, com a taxa e a tarifa registradas no pagamento.
• Lançamentos contábeis gerados a partir da própria transação, com cada aprovação guardada junto.

O que muda em um sistema único

Ferramentas separadas costumam unir essas etapas sincronizando registros entre compras, contas a pagar, banco e contabilidade. Em um só sistema não há nada para sincronizar: a requisição vira o pedido, o pedido é conferido com o recebimento e a fatura, e o pagamento é lançado com sua taxa e tarifa. Veja como funciona nas páginas de Compras e Contas a pagar.