O processo de contas a pagar, passo a passo

Contas a pagar é onde uma empresa cumpre seus compromissos com fornecedores. Cada fatura que chega é um compromisso: pagar o valor certo, ao fornecedor certo, no prazo, e registrar tudo corretamente. Quando o processo funciona, ninguém percebe. Quando falha, aparecem multas por atraso, pagamentos duplicados, fornecedores insatisfeitos e um fechamento que não bate.

Este guia percorre o processo de contas a pagar passo a passo, explica quem faz o quê e quais controles importam, e acompanha uma fatura ilustrativa desde a chegada até o extrato bancário.

O que é o processo de contas a pagar?

O processo de contas a pagar é o conjunto de etapas que uma empresa segue desde a chegada da fatura de um fornecedor até o pagamento e o registro: capturar a fatura, conferi-la, aprová-la, registrar a obrigação, pagá-la e conciliar o pagamento. Contas a pagar também é o nome do próprio saldo: o total que a empresa deve aos fornecedores, apresentado como passivo no balanço patrimonial.

O processo de contas a pagar em seis etapas

1. 1Receba a fatura. Registre fornecedor, valor, moeda, vencimento e o pedido de compra correspondente em um só lugar, em vez de espalhados por várias caixas de entrada.
2. 2Confira. Compare a fatura com o pedido de compra e o recebimento, e verifique se há duplicidades.
3. 3Aprove. Envie a fatura, com o pedido e o recebimento, para a pessoa responsável pelo gasto, e registre a decisão.
4. 4Registre. Lance a fatura no razão: débito na despesa ou no ativo e crédito em contas a pagar.
5. 5Programe e pague. Escolha a data de pagamento com base no vencimento, nas condições de pagamento e na sua posição de caixa, e confirme a taxa de câmbio e as tarifas antes de o dinheiro sair.
6. 6Registre o pagamento e concilie. Lance o pagamento com a variação cambial e a tarifa, concilie com o extrato bancário e confirme que o saldo do fornecedor está zerado.

Se você compra mercadorias com pedidos de compra, a conferência da etapa dois é o controle mais importante do processo. Nosso guia sobre conciliação de três vias explica como ela funciona e o que fazer quando os documentos não batem.

Um exemplo prático: uma fatura de fornecedor do início ao fim

Veja a compra ilustrativa usada em todo este site. Alder Tech GmbH envia a fatura #A-311 referente a 6 notebooks a €1,500 cada, €9,000 no total, vinculada ao pedido de compra PO-2087. Os 6 notebooks chegaram, então a fatura bate com o pedido e o recebimento, e o responsável pelo orçamento a aprova.

Quando a fatura é registrada, a taxa de câmbio é 1 EUR = 1.0800 USD, então o lançamento JE-5520 debita equipamentos de informática e credita contas a pagar em $9,720:

Na data do pagamento, a taxa passou para 1.0850. O fornecedor continua recebendo €9,000, mas agora isso custa $9,765, mais uma tarifa de pagamento de $15, e saem $9,780 do banco. O lançamento JE-5521 baixa os $9,720 de contas a pagar e registra a diferença de $45 como perda cambial realizada e os $15 como tarifa de pagamento:

Nos dois lançamentos, débitos e créditos se igualam, o saldo do fornecedor está zerado e os $9,780 do extrato bancário batem exatamente com o pagamento. Não sobra nada para investigar no fechamento do mês.

Quem faz o quê em contas a pagar

• O solicitante ou comprador emite o pedido de compra e confirma o que foi combinado.
• Quem recebe as mercadorias registra o recebimento, para que a fatura possa ser conferida.
• A equipe de contas a pagar captura as faturas, faz as conferências e prepara os pagamentos.
• O responsável pelo orçamento aprova o gasto; valores maiores podem exigir um segundo aprovador.
• A controladoria revisa os lotes de pagamento, concilia contas a pagar com o razão e é responsável pelos controles.
• O CFO ou o dono define os limites de aprovação e a política de pagamentos, e decide como o caixa é usado.

Controles de contas a pagar que importam

• Segregação de funções: quem cadastra um fornecedor ou aprova uma fatura não deve também liberar o pagamento.
• Conferência: pague com base em um pedido aprovado e em um recebimento registrado, não apenas na fatura.
• Verificação de duplicidade por fornecedor, número da fatura, valor e data antes de qualquer aprovação.
• Confirme qualquer alteração nos dados bancários de um fornecedor com um contato conhecido antes de pagar, porque pedidos de alteração falsos são uma fraude comum.
• Limites de aprovação por valor, para que pagamentos maiores passem por uma segunda análise.
• Um registro completo de quem aprovou o quê, e por quê, guardado junto à fatura.

Problemas comuns em contas a pagar

• As faturas chegam por e-mail, correio e portal, e algumas só são registradas quando o fornecedor cobra.
• As aprovações ficam paradas na caixa de entrada de alguém, e as faturas são pagas com atraso ou às pressas.
• Descontos por pagamento antecipado são perdidos e, no lugar deles, pagam-se multas por atraso.
• A mesma fatura é paga duas vezes porque chegou duas vezes.
• Os pagamentos são registrados pelo valor da fatura, e as variações cambiais e tarifas aparecem depois como diferenças sem explicação.
• Os fornecedores ligam para saber quando vão receber, e ninguém consegue responder sem procurar.

Indicadores de contas a pagar que vale acompanhar

• Prazo médio de pagamento (DPO): quanto tempo, em média, você leva para pagar fornecedores. Divida o saldo médio de contas a pagar pelo custo das vendas e multiplique pelo número de dias do período.
• Giro de contas a pagar: quantas vezes você quita o saldo médio de contas a pagar em um período. Divida as compras pelo saldo médio de contas a pagar.
• Taxa de pagamento em dia: a parcela de faturas pagas até o vencimento.
• Taxa de exceções: a parcela de faturas retidas por divergência, duplicidade ou falta de aprovação.

O que muda em um sistema único

A maior parte do trabalho de contas a pagar é mover informações entre sistemas: o pedido vindo de compras, o recebimento vindo do estoque, a fatura vinda de uma caixa de entrada, o pagamento vindo do banco e o lançamento no razão. Quando tudo funciona como um único sistema, a fatura já chega vinculada ao pedido e ao recebimento, as aprovações acontecem com tudo à vista e o pagamento é lançado com a taxa e a tarifa. Veja como funciona nas páginas de Contas a pagar e Compras.