Mise en place d'un ERP Vos 30 premiers jours, étape par étape.
Qui fait quoi, chaque semaine, de la validation à votre premier mois clôturé dans Viacle. Votre historique vous suit.
Avant le jour 1
Validation
Votre compte est validé et votre équipe peut se connecter avec Google ou Microsoft.
Semaine 1 · Jours 1 à 7
Configuration
Vous avez validé votre configuration et vos règles d'approbation.
Semaine 2 · Jours 8 à 14
Reprenez votre historique
Chaque solde correspond au centime près à votre ancien système.
Semaine 3 · Jours 15 à 21
Gérez votre quotidien
Votre premier paiement est envoyé et rapproché en comptabilité.
Semaine 4 · Jours 22 à 30
Clôturez votre premier mois
Votre mois est clôturé dans Viacle, états financiers prêts.
5 étapes, chacune avec un critère de fin
24 mois d'historique, repris pour vous
30 jours jusqu'à votre première clôture
Semaine après semaine. Sans zone d'ombre.
Chaque étape précise ce que vous faites, ce que fait l'équipe Viacle et comment vous saurez que c'est terminé.
- 01
Avant le jour 1
Validation
Vous faites
- Signez le contrat
- Envoyez vos documents KYB
Viacle fait
- Approuve votre compte
- Mène la vérification de l'entreprise avec notre partenaire de paiement
Terminé quand
Votre compte est validé et votre équipe peut se connecter avec Google ou Microsoft.
- 02
Semaine 1
Configuration
Jours 1 à 7
Vous faites
- Participez à la réunion de lancement
- Envoyez les exports de vos systèmes actuels avant le jour 5
- Désignez qui approuve quoi
Viacle fait
- Configure vos sociétés et votre plan comptable
- Ajoute votre équipe en tant qu'administrateurs, responsables et membres de l'équipe
- Configure vos règles d'approbation
Terminé quand
Vous avez validé votre configuration et vos règles d'approbation.
- 03
Semaine 2
Reprenez votre historique
Jours 8 à 14
Vous faites
- Vérifiez les soldes importés
- Validez l'import
Viacle fait
- Importe jusqu'à 24 mois de votre historique
- Vérifie chaque solde par rapport à votre ancienne balance générale
Terminé quand
Chaque solde correspond au centime près à votre ancien système.
- 04
Semaine 3
Gérez votre quotidien
Jours 15 à 21
Vous faites
- Émettez des bons de commande et approuvez des factures
- Envoyez vos premiers paiements fournisseurs et factures clients
Viacle fait
- Suit de près vos premiers paiements
- Répond aux questions au fil de l'eau
Terminé quand
Votre premier paiement est envoyé et rapproché en comptabilité.
- 05
Semaine 4
Clôturez votre premier mois
Jours 22 à 30
Vous faites
- Suivez la checklist de clôture
- Relisez vos états financiers
Viacle fait
- Accompagne votre équipe dans les rapprochements et la clôture
- Planifie la suite avec vous
Terminé quand
Votre mois est clôturé dans Viacle, états financiers prêts.
Avant le jour 1
Vérification de l'entreprise (KYB) : préparez ces éléments
Les partenaires de paiement réglementés doivent vérifier chaque entreprise avant qu'elle puisse faire transiter de l'argent par eux. La vérification commence le jour de la signature, et nous vous prévenons aussitôt s'il manque quelque chose.
La liste exacte dépend de votre pays et de votre forme de société. Nous vous envoyons la vôtre avant de commencer.
- 1
Informations sur l'entreprise
Raison sociale, numéro d'immatriculation et numéro d'identification fiscale.
- 2
Adresses
Adresse du siège et principal lieu d'activité.
- 3
Documents de constitution
Par exemple, les statuts ou un extrait d'immatriculation.
- 4
Détenteurs de 25% ou plus
Nom, date de naissance, adresse personnelle et pièce d'identité avec photo pour chacun.
- 5
Qui dirige l'entreprise
Une personne qui contrôle l'entreprise, par exemple le CEO ou le CFO, avec une pièce d'identité avec photo.
- 6
Qui signe
La personne qui signe le contrat, et la preuve qu'elle peut engager la société.
- 7
Votre usage des paiements
L'activité de l'entreprise, ainsi que les pays, devises et montants mensuels que vous prévoyez de payer et d'encaisser.
Semaine 2
Votre historique vous suit. Nous le reprenons.
Envoyez vos exports avant le jour 5. L'équipe Viacle importe jusqu'à 24 mois d'historique et vérifie chaque solde par rapport à votre ancienne balance générale avant votre validation.
L'historique de plus de 24 mois reste dans votre ancien système et ses exports.
- Plan comptable et axes analytiquesImporté et vérifié
- Chaque société que vous gérezImporté et vérifié
- Fournisseurs et clientsImporté et vérifié
- Soldes d'ouverture de chaque compteImporté et vérifié
- Factures fournisseurs ouvertes et factures clients impayéesImporté et vérifié
- Écritures comptabilisées des 24 derniers moisImporté et vérifié
Ce qui peut ralentir, et ce qui se passe alors
Des documents KYB manquent
Nous vous disons exactement ce qui manque le jour même où nous le constatons. Le jour 1 commence une fois la vérification terminée.
Les exports arrivent après le jour 5
Chaque jour de retard décale les semaines suivantes d'un jour, et nous vous confirmons aussitôt la nouvelle date de clôture.
Votre ancienne comptabilité n'est pas équilibrée
Nous listons chaque compte qui diffère et de combien. Vous approuvez chaque correction avant qu'elle soit comptabilisée.
Les approbateurs ne sont pas désignés
Aucune facture ne peut être payée sans approbateur : nous confirmons donc les noms lors de la réunion de lancement.
Les questions des responsables financiers
Combien de temps faut-il pour mettre en place Viacle ?
30 jours entre le lancement et votre premier mois clôturé dans Viacle, à condition que la vérification de l'entreprise soit terminée avant le jour 1 et que vos exports nous parviennent avant le jour 5.
Qu'est-ce que la vérification KYB, et pourquoi est-elle nécessaire ?
Le KYB (connaissance de l'entreprise) est le contrôle que les partenaires de paiement réglementés doivent effectuer sur toute entreprise qui fait transiter de l'argent par eux. Il confirme qui est l'entreprise, qui la détient et la dirige, et comment elle utilisera les paiements. Viacle le mène avec notre partenaire de paiement avant le jour 1, pour que les paiements soient prêts quand vous en avez besoin.
Quelles données Viacle reprend-il ?
Jusqu'à 24 mois d'historique : votre plan comptable, chaque société que vous gérez, fournisseurs, clients, soldes d'ouverture, factures ouvertes et écritures comptabilisées. L'équipe Viacle l'importe et vérifie chaque solde par rapport à votre ancienne balance générale avant votre validation.
Que doit faire notre équipe ?
Envoyer vos documents KYB, participer à la réunion de lancement, envoyer les exports de vos systèmes actuels avant le jour 5, désigner vos approbateurs et valider chaque étape. L'équipe Viacle s'occupe de la configuration et de l'import.
L'intégration est-elle comprise dans le prix ?
Oui. L'intégration, la reprise des données et la vérification de l'entreprise font partie de l'offre unique Viacle, sans option payante.
Lancez vos 30 jours.
Parlez à l'équipe Viacle, ou essayez d'abord le sandbox.