Gestion des achats
Maîtrisez les dépenses avant de les engager
De la demande au paiement, en passant par l’approbation, la commande, la réception et la facture, chaque achat reste dans un dossier unique, jusqu’à sa comptabilisation.
- ✓01
Demande
Ordinateurs portables × 6
Équipe informatique
- ✓02
Approuver
€9,000 · est. $9,720
Dans le budget du T4
- ✓03
Commande
PO-2087 envoyé
Alder Tech GmbH
- ✓04
Réceptionner
6 sur 6 livrés
Confirmé
- ✓05
Associer
Facture #A-311 = commande = réception
€9,000 chacun
- ✓06
Payer et comptabiliser
$9,780 · JE-5521
FX et frais inclus
De l’achat au paiement, sans rupture
À titre d’illustration
Payez uniquement ce que vous avez commandé et reçu
Chaque facture fournisseur est rapprochée de sa commande et de son bon de réception. Tout écart bloque le paiement avant le transfert des fonds, au lieu d’être découvert après.
À titre d’illustration
Des budgets respectés
Visualisez les montants engagés sur les commandes en cours, pas seulement les dépenses déjà effectuées.
À titre d’illustration
Vos fournisseurs au même endroit
Informations, commandes, factures fournisseurs et historique des paiements réunis, disponibles quand vous en avez besoin.
Les questions des responsables financiers
À quoi sert un logiciel de gestion des achats ?
Un logiciel de gestion des achats encadre les achats d’une entreprise : demandes, validations, bons de commande et fiches fournisseurs. Dans Viacle, il partage les mêmes données avec la comptabilité fournisseurs, les paiements et la comptabilité générale. Le cycle achat-paiement est ainsi géré de bout en bout, et chaque achat reste traçable jusqu’à sa comptabilisation.
Qu’est-ce que le processus procure-to-pay ?
Le procure-to-pay couvre chaque étape, de la demande d’achat jusqu’au paiement du fournisseur et à son enregistrement : demande, approbation, bon de commande, réception, facture, rapprochement, paiement et comptabilisation. Dans Viacle, ces étapes restent sur un seul enregistrement, sans aucune ressaisie entre elles.
Comment Viacle maintient-il les dépenses dans le budget ?
Les demandes sont approuvées au regard du budget avant l’émission d’une commande, et les engagements sur commandes ouvertes s’affichent à côté des dépenses déjà réalisées : un budget ne peut pas être dépassé sans que personne ne s’en aperçoive.
Que se passe-t-il quand une facture fournisseur ne correspond pas à la commande ?
La facture est bloquée avant tout mouvement de fonds, avec la ligne en écart et le montant exact. Quelqu’un l’approuve alors avec un motif, demande au fournisseur une facture corrigée ou un avoir, ou modifie la commande.