Sinais de que a sua empresa superou o software de contabilidade

O software de contabilidade básico foi feito para registrar o que já aconteceu: uma venda, uma conta, um pagamento. Funciona bem até a empresa começar a comprar de mais fornecedores, pagar em mais moedas, ter mais de uma empresa e prestar contas a mais pessoas. Aí a contabilidade continua no software, e o trabalho vai para planilhas, caixas de entrada e portais de banco ao redor.

Este guia lista os sinais dessa fase, explica a diferença entre software de contabilidade e ERP e mostra o que procurar no próximo sistema, com uma compra ilustrativa cujos números batem com o resto deste site.

O que significa superar o software de contabilidade?

A sua empresa superou o software de contabilidade quando o trabalho que alimenta a contabilidade acontece em outro lugar. O razão continua correto no fim do mês, mas chegar lá exige juntar aprovações do e-mail, taxas do banco, orçamentos de uma planilha e contas de outra ferramenta. O software não está quebrado; a empresa só acrescentou tarefas para as quais ele nunca foi feito.

Dez sinais de que a sua empresa superou o software de contabilidade

1. 1O fechamento roda em planilhas. Conciliações, provisões e o checklist de fechamento ficam em arquivos fora da contabilidade, e só uma pessoa sabe como tudo se encaixa.
2. 2As aprovações acontecem por e-mail ou chat. O gasto é aprovado, mas a aprovação nunca chega ao registro que paga a conta.
3. 3A mesma compra é digitada mais de uma vez. O pedido entra em um lugar, a conta em outro e o pagamento em um terceiro.
4. 4Pagar no exterior exige um portal à parte. A taxa de câmbio e a tarifa bancária são consultadas depois do pagamento e lançadas à mão.
5. 5Mais de uma empresa significa consolidar à mão. Cada entidade tem o próprio arquivo, e os saldos entre empresas são conferidos em uma planilha.
6. 6Saber o caixa demora demais. Perguntar quanto caixa você terá no mês que vem vira um projeto em vez de abrir um relatório.
7. 7Os erros aparecem depois que o dinheiro já saiu. Contas duplicadas e preços acima do combinado são pegos na conciliação, quando são.
8. 8Os recebimentos chegam sem a fatura. Alguém precisa descobrir o que cada pagamento quita antes de poder baixá-lo.
9. 9Preparar a auditoria vira uma caça a documentos. As evidências existem, mas estão espalhadas entre caixas de entrada, drives compartilhados e outras ferramentas.
10. 10Os complementos exigem manutenção própria. Cada ferramenta nova precisa de uma conexão com a contabilidade e, quando uma quebra, ninguém sabe ao certo em quais números confiar.

Um ou dois desses sinais se resolvem com um processo melhor. Quando a maioria acontece ao mesmo tempo, o problema é a estrutura: a empresa cresceu em vários sistemas, e cada um guarda uma parte de cada transação.

Um exemplo prático: uma compra, cinco lugares

A imagem acima acompanha o pedido de compra PO-2087: 6 notebooks da Alder Tech GmbH a €1,500 cada, €9,000 no total, em uma empresa onde cada tarefa tem a sua própria ferramenta.

1. 1Aprovação. O gestor aprova PO-2087 em uma mensagem de chat, então a aprovação nunca chega à contabilidade.
2. 2Pedido. A compra é registrada em uma planilha e conferida ali contra o orçamento.
3. 3Conta. A conta #A-311 de €9,000 é digitada na ferramenta de contas a pagar e lançada a 1.0800 como $9,720.
4. 4Pagamento. A conta é paga pelo portal do banco a 1.0850, com uma tarifa de $15, então saem $9,780 do banco.
5. 5Fechamento. No fim do mês, alguém encontra a diferença de $60 entre a conta e a linha do banco e descobre que é uma perda cambial de $45 e uma tarifa de $15 antes de lançar JE-5521.

A contabilidade termina certa: o saldo do fornecedor é $0 e os $60 estão explicados. Mas a compra foi digitada três vezes, a aprovação ficou fora do registro e a explicação foi reconstruída depois. Multiplique isso por cada compra do mês e esse é o trabalho que uma equipe financeira em crescimento carrega.

Software de contabilidade ou ERP: qual é a diferença?

O software de contabilidade registra as transações financeiras e gera as demonstrações: razão geral, contas a pagar e a receber, conciliação bancária e relatórios. Um ERP (planejamento de recursos empresariais) também executa as operações que criam essas transações, como compras, aprovações e, conforme o setor, estoque, produção ou projetos, para que a contabilidade seja alimentada pelo próprio trabalho e não por redigitação.

Para muitas empresas em crescimento, a dor não está no armazém nem na fábrica. Está no trabalho financeiro em torno dos pagamentos B2B: comprar, aprovar, pagar fornecedores, receber de clientes, administrar o caixa e fechar a contabilidade. É essa parte que um sistema pensado para finanças precisa unir.

O que procurar no próximo sistema

• Compras, contas, pagamentos, caixa e contabilidade em um único registro, para que cada transação seja lançada uma só vez.
• Aprovações que continuam ligadas ao gasto e não podem ser puladas pagando por outro lugar.
• Pagamentos nas moedas que você usa, com a taxa de câmbio e a tarifa registradas no pagamento.
• Mais de uma empresa, com consolidação e saldos entre empresas resolvidos no sistema.
• Verificações de contas duplicadas e de preços que rodam antes do pagamento, não depois.
• Checklist de fechamento e conciliações dentro do sistema, não em planilhas ao lado.
• Cada número rastreável até os documentos de origem, pronto para revisão ou auditoria.
• Ajuda para migrar o seu histórico, e pessoas que respondem quando você tem dúvidas.

Como planejar a mudança

1. 1Mapeie como o dinheiro circula hoje. Liste cada ferramenta por onde passam uma compra, uma conta, um pagamento e uma fatura de cliente, e quem atua em cada uma.
2. 2Escolha uma data de início no começo de um período. Mudar no início do mês ou do trimestre mantém os saldos iniciais limpos.
3. 3Decida quanto histórico trazer. A maioria das equipes migra contas e faturas em aberto, saldos iniciais e histórico lançado suficiente para comparar períodos.
4. 4Prove os números. Confira cada saldo inicial com o seu antigo balancete antes de lançar qualquer coisa no novo sistema.
5. 5Defina as aprovações antes do primeiro pagamento. Diga quem aprova o quê, para que o controle comece desde o primeiro dia.
6. 6Feche o primeiro mês no novo sistema. Faça o fechamento completo uma vez e aposente as planilhas que ele substitui.

A nossa página primeiros 30 dias mostra como o Viacle executa este plano, semana a semana.

Por que isso importa para o CFO

• Uma única versão dos números, em vez de saldos que dependem da ferramenta que você abre.
• Controles que se sustentam com o crescimento da equipe, porque aprovações e verificações ficam onde o dinheiro circula.
• Previsões de caixa feitas com compromissos, contas e pagamentos reais.
• Um fechamento que revisa o mês em vez de reconstruí-lo.
• Menos ferramentas para comprar, conectar e manter.

O que muda em um sistema único

Superar o software de contabilidade costuma significar superar a colcha de retalhos ao redor dele. Essa é a ideia do Unified Finance: compras, contas, pagamentos, caixa e contabilidade funcionam como um único sistema, do planejamento ao fechamento, para que cada transação seja lançada uma vez e leve a aprovação, as taxas e as tarifas até a contabilidade. O registro continua unificado, governado e auditável. Veja como funciona nas páginas de Contabilidade e Compras.