Rapprochement des factures : comment rapprocher les factures fournisseurs, étape par étape

La plupart des trop-payés aux fournisseurs ne sont pas des fraudes. Ce sont une facture saisie deux fois, un prix qui a discrètement augmenté, un avoir que personne n'a appliqué ou un paiement que le fournisseur n'a jamais imputé à la bonne facture. Chacun est minime, et chacun passe facilement inaperçu quand factures, commandes et paiements sont à des endroits différents.

Le rapprochement des factures permet aux équipes financières de les repérer. Ce guide explique ce que c'est, les contrôles qu'il comprend, comment rapprocher les factures fournisseurs étape par étape et comment l'automatiser, avec un relevé fournisseur illustratif qui s'équilibre au dollar près.

Qu'est-ce que le rapprochement des factures ?

Le rapprochement des factures consiste à vérifier les factures fournisseurs par rapport aux documents qui les justifient, et à confirmer que les montants concordent. Ces documents sont le bon de commande, la réception des marchandises, le prix convenu, les paiements déjà effectués et le relevé du fournisseur indiquant ce que vous lui devez. Quand quelque chose ne concorde pas, l'écart est expliqué, corrigé et enregistré avant la clôture des comptes. Côté clients, la même démarche s'appelle généralement le rapprochement de la facturation.

Les quatre contrôles du rapprochement des factures

• Facture contre commande et réception : vous n'êtes facturé que pour ce que vous avez commandé et ce qui est réellement arrivé.
• Facture contre prix convenu : prix unitaires, remises et conditions correspondent à la commande ou au contrat.
• Facture contre paiement : chaque facture est payée une seule fois, pour le bon montant, avec tout écart de change ou frais expliqué.
• Vos comptes contre le relevé du fournisseur : ce que vous pensez devoir correspond à ce que le fournisseur pense que vous lui devez.

Le premier contrôle est le rapprochement à trois voies, effectué avant l'approbation d'une facture. Notre guide du rapprochement à trois voies le détaille. Ce guide porte sur le rapprochement complet, y compris les contrôles qui n'ont de sens qu'une fois l'argent parti.

Comment rapprocher les factures fournisseurs, étape par étape

1. 1Réunissez les documents. Extrayez de la comptabilité fournisseurs les factures ouvertes du fournisseur, les paiements effectués, son dernier relevé, ainsi que les commandes et réceptions derrière chaque facture.
2. 2Rapprochez chaque facture de sa commande et de sa réception. Vérifiez que quantité, prix unitaire et total concordent. Bloquez ce qui ne concorde pas.
3. 3Vérifiez les prix par rapport à ce qui a été convenu. Comparez chaque ligne au prix de la commande ou du contrat, remises comprises, pour repérer les hausses de prix au lieu de les payer.
4. 4Rapprochez les paiements des factures. Assurez-vous que chaque facture a été payée une seule fois, que la référence du paiement la mentionne et que tout écart de change ou frais bancaire est enregistré.
5. 5Comparez votre solde au relevé du fournisseur. Listez chaque ligne qui figure d'un côté et pas de l'autre, ou pour un montant différent.
6. 6Expliquez, corrigez et validez. Enregistrez ce qui relève de vos comptes, demandez au fournisseur de corriger ce qui relève des siens, conservez les justificatifs et faites approuver le résultat.

Un exemple chiffré : rapprocher un relevé fournisseur

Le relevé illustré ci-dessus provient de Ridgeline Supply, un fournisseur illustratif, à la fin octobre. Le relevé indique que vous devez $21,750. Votre grand livre fournisseurs indique $14,600. Il reste $7,150 à expliquer.

1. 1Une facture que vous n'avez pas enregistrée. RS-3319 de $2,750 figure sur le relevé mais pas dans vos comptes. La marchandise est arrivée en fin de mois et la facture ne vous était pas encore parvenue. Elle correspond à la commande PO-2112 et à sa réception, vous l'enregistrez donc.
2. 2Un avoir que vous n'avez pas enregistré. Le fournisseur a émis CN-142 de $900 après le retour d'une livraison. Vous le vérifiez par rapport au retour et l'enregistrez, ce qui réduit ce que vous devez.
3. 3Un paiement que le fournisseur n'a pas imputé. RS-3298 de $5,300 apparaît encore comme ouverte sur le relevé, mais vous l'avez payée le 31 octobre. C'est un décalage côté fournisseur : rien ne change dans vos comptes.

Après les deux corrections, vos comptes affichent $16,450. Retirez le paiement encore en transit des $21,750 du fournisseur, et son chiffre est lui aussi de $16,450. Chaque dollar de l'écart de $7,150 est expliqué, et le rapprochement peut être validé.

Le contrôle des paiements fonctionne de la même façon pour une seule facture. La facture #A-311 d'Alder Tech GmbH a été comptabilisée à $9,720, et $9,780 sont sortis de la banque. L'écart de $60 correspond à une perte de change de $45 et à des frais de paiement de $15, tous deux enregistrés, si bien que le solde du fournisseur est de $0. Notre guide sur le contexte de la transaction suit ce paiement de la commande à la clôture.

Écarts de facturation courants et leurs causes

• Factures en double : la même facture envoyée deux fois, ou renvoyée sous un nouveau numéro, et saisie les deux fois.
• Écarts de prix : un prix unitaire supérieur à celui de la commande ou du contrat, ou une remise non appliquée.
• Écarts de quantité : facturé plus que livré, souvent après une livraison partielle ou fractionnée.
• Avoirs non imputés : un avoir a été émis mais jamais utilisé sur une facture ultérieure.
• Paiements non imputés ou mal imputés : le fournisseur a reçu l'argent mais l'a rattaché à la mauvaise facture, ou pas encore.
• Décalages temporels : une facture ou un paiement en transit en fin de mois qui n'apparaît que d'un côté.
• Taux de change et frais : une facture en devise est réglée à un autre taux, ou des frais bancaires réduisent le montant reçu.

Que faire quand les chiffres ne concordent pas

• Décidez quels enregistrements doivent changer avant de modifier quoi que ce soit : les vôtres, ceux du fournisseur ou aucun.
• Ne passez jamais d'écriture d'ajustement simplement pour forcer l'équilibre des soldes. Un écart inexpliqué est une question, pas une réponse.
• Demandez au fournisseur une facture corrigée ou un avoir lorsqu'il a trop facturé.
• Enregistrez chaque correction avec son motif et ses justificatifs, pour qu'un auditeur puisse la suivre.
• Reportez les décalages temporels et vérifiez qu'ils disparaissent sur le relevé suivant.

Pourquoi c’est essentiel pour la direction financière

• Vous payez chaque facture une seule fois, au prix convenu.
• Le solde fournisseurs dans les comptes est juste à la clôture du mois.
• Les avoirs inutilisés et les trop-payés passés sont repérés et peuvent être récupérés.
• Les prévisions de trésorerie reposent sur ce que vous devez réellement, pas sur des soldes non rapprochés.
• Les relations fournisseurs restent bonnes, car les litiges se règlent avec des preuves plutôt que de mémoire.
• Chaque correction a un motif et des justificatifs, prête pour une revue ou un audit.

Comment automatiser le rapprochement des factures

Le rapprochement est lent quand quelqu'un doit récupérer la commande dans un outil, la réception dans un e-mail, la facture dans une boîte de réception et le paiement dans un portail bancaire. L'automatisation fonctionne quand ces documents sont déjà réunis. Lorsque vous évaluez un logiciel, recherchez :

• Commandes, réceptions, factures et paiements enregistrés au même endroit, pour que chaque facture soit contrôlée dès son arrivée.
• Des contrôles de doublons et de prix exécutés avant le paiement, pas après.
• Des paiements rapprochés des factures avec le taux de change et les frais enregistrés, pour que le solde du fournisseur soit soldé exactement.
• Des revues des paiements déjà effectués, pour repérer doublons et avoirs inutilisés.
• Chaque exception présentée avec ses justificatifs, sa décision et la personne qui l'a approuvée.

Ce qui change avec un système unique

L'essentiel du travail de rapprochement consiste à réunir des documents dispersés entre plusieurs systèmes. Quand achats, factures, paiements et comptabilité fonctionnent comme un seul système, la commande, la réception, le prix convenu et le paiement sont déjà rattachés à chaque facture : les contrôles s'exécutent à l'arrivée des factures et seuls les vrais écarts remontent à une personne. En fin de mois, le solde que vous comparez au relevé du fournisseur est déjà juste. Découvrez comment cela fonctionne sur les pages Comptabilité fournisseurs et Achats.