El informe de antigüedad de cuentas por cobrar, explicado

Cada factura sin cobrar es efectivo que la empresa ya ha ganado pero aún no puede usar. El informe de antigüedad de cuentas por cobrar muestra cuánto de ese efectivo está pendiente, quién lo debe y desde cuándo. Es uno de los informes más sencillos de la contabilidad y uno de los más útiles: bien leído, indica dónde necesita atención el cobro antes de que un retraso se convierta en una pérdida.

Esta guía explica qué es un informe de antigüedad de saldos, cómo prepararlo y leerlo, y por qué los responsables financieros lo siguen de cerca, con un informe ilustrativo de cierre de mes cuyas cifras coinciden con el resto de este sitio.

¿Qué es un informe de antigüedad de cuentas por cobrar?

Un informe de antigüedad de cuentas por cobrar, también llamado informe de antigüedad de saldos de clientes, enumera todas las facturas de clientes pendientes de cobro en una fecha determinada y las agrupa según el tiempo que llevan pendientes. Los grupos, llamados tramos de antigüedad, suelen ser: al corriente (aún no vencido), 1–30 días de retraso, 31–60 días, 61–90 días y más de 90 días. El total del informe es igual al saldo de cuentas por cobrar del libro mayor en la misma fecha.

Qué muestra un informe de antigüedad

• Cada cliente y, debajo, cada factura pendiente, con su número y fecha de vencimiento.
• El importe que aún se debe en cada factura, después de pagos parciales y notas de crédito.
• En qué tramo de antigüedad cae cada importe en la fecha del informe.
• Totales por cliente y por tramo, con el porcentaje del total en cada tramo.
• El total general, que debe coincidir con las cuentas por cobrar del libro mayor.

Resumen y detalle de antigüedad

La mayoría de los sistemas ofrecen dos versiones. El resumen muestra una línea por cliente con un total en cada tramo: es la versión que lee un CFO para ver el panorama general. El detalle enumera cada factura pendiente detrás de esos totales: es la versión con la que trabaja el equipo de cobros, porque cada línea es una conversación concreta con un cliente concreto.

Cómo preparar un informe de antigüedad en cinco pasos

1. 1Elija la fecha del informe. Use el último día del mes para el cierre, o la fecha de hoy para el trabajo de cobros. Toda la antigüedad se mide desde esta fecha.
2. 2Enumere todas las facturas pendientes. Incluya el cliente, el número de factura, la fecha de vencimiento y el saldo pendiente, después de pagos parciales, notas de crédito y cobros sin aplicar.
3. 3Asigne cada saldo a un tramo. Cuente los días entre la fecha de vencimiento y la fecha del informe, y coloque cada saldo en al corriente, 1–30, 31–60, 61–90 o más de 90 días.
4. 4Sume por cliente y por tramo. Sume el saldo de cada cliente y cada tramo, y compruebe que el total general coincide con las cuentas por cobrar del libro mayor.
5. 5Revise y actúe. Anote el motivo y el siguiente paso de cada factura vencida, y escale primero los saldos más antiguos.

El paso cuatro también es una tarea del cierre de mes: si el total del informe y el libro mayor no coinciden, algo se registró en un sitio y no en el otro. Nuestra checklist de cierre de mes lo incluye en la etapa de conciliación.

Cómo leer un informe de antigüedad: un ejemplo práctico

El informe de arriba es de la misma empresa ilustrativa que se usa en todo este sitio, a cierre de mes. Los clientes deben $186,400 en total. De eso, $182,950, es decir, 98.1%, está al corriente, es decir, aún no ha vencido. Solo $3,450 está vencido: $2,400 en el tramo de 1–30 días y $1,050 en el de 31–60 días. Nada tiene más de 60 días.

El detalle explica cada importe vencido. Maple Freight debe $2,160 de la INV-1036, con 12 días de retraso, y ha prometido pagar el lunes. Keller & Rowe pagó la INV-1039 pero con $240 de menos: su banco cobró una comisión, y la diferencia está pendiente de aprobación para darla de baja en lugar de reclamarla. Orchid Labs debe $1,050 de la INV-1031, con 38 días de retraso, porque discute la fecha de entrega.

Cada caso necesita una respuesta distinta. Una promesa de pago necesita un recordatorio si pasa el lunes. Un pequeño pago incompleto necesita una decisión. Una disputa necesita los registros de entrega, no otro recordatorio. Ese es el verdadero valor del detalle: convierte una cifra vencida en pasos concretos.

Fíjese en lo que no aparece. La factura INV-1042 a Northwind Studio por $12,400 se pagó por completo, así que ya no figura. Nuestra guía de ejemplos de asientos contables muestra cómo se registró ese cobro.

Por qué los CFO analizan la antigüedad de las cuentas por cobrar

• Previsión de caja: las facturas al corriente probablemente se cobrarán pronto; los saldos más antiguos son los menos seguros.
• Riesgo de crédito: un cliente que se desplaza a tramos más antiguos es una señal temprana de problemas, antes de que aparezca como pérdida.
• Foco en el cobro: el informe muestra dónde una llamada o un recordatorio recuperará más efectivo.
• Condiciones de crédito: los clientes que pagan tarde cada mes pueden necesitar plazos más cortos, un anticipo o un límite de crédito menor.
• Provisiones: la antigüedad es el punto de partida habitual para estimar cuánto de las cuentas por cobrar no se cobrará.
• Problemas de proceso: un grupo de disputas o pagos incompletos suele señalar un problema de facturación o de entrega, no del cliente.

Qué hacer con cada tramo de antigüedad

• Al corriente: asegúrese de que la factura se recibió y es correcta, y envíe un recordatorio amable antes del vencimiento.
• 1–30 días: haga seguimiento por escrito, confirme que no hay disputa y pida una fecha de pago.
• 31–60 días: llame al contacto de cuentas por pagar del cliente, resuelva cualquier disputa y acuerden un plan.
• 61–90 días: escale al responsable de la cuenta o de finanzas, y considere retener nuevos pedidos o crédito.
• Más de 90 días: decida si iniciar un cobro formal, acordar una liquidación o provisionar el saldo como dudoso.

El informe de antigüedad y la provisión para cuentas incobrables

En la contabilidad de devengo, una empresa estima cuánto de sus cuentas por cobrar no cobrará y registra esa estimación como provisión para cuentas incobrables. El método de antigüedad aplica un porcentaje de pérdida esperada mayor a cada tramo más antiguo, según el historial de cobros de la propia empresa, y suma los resultados. Cuanto más antiguo es el saldo, menos probable es que se pague, así que el informe de antigüedad es la base natural de la estimación.

Problemas habituales de los informes de antigüedad

• Cobros recibidos pero aún no aplicados a sus facturas, de modo que facturas pagadas siguen pareciendo vencidas.
• Notas de crédito y pagos incompletos sin resolver, que inflan el total vencido.
• Un informe sacado del sistema de facturación que no coincide con las cuentas por cobrar del libro mayor.
• Ningún motivo anotado en las facturas vencidas, así que se reclama a los mismos clientes por disputas que nadie está resolviendo.
• Un informe que se genera una vez al mes, demasiado tarde para actuar sobre lo que muestra.

Indicadores de cuentas por cobrar que acompañan al informe de antigüedad

• Periodo medio de cobro (DSO): cuánto tardan de media los clientes en pagar. Divida las cuentas por cobrar entre las ventas a crédito del periodo y multiplique por el número de días del periodo.
• Porcentaje vencido: cuentas por cobrar vencidas divididas entre el total. Observe la tendencia, no solo la cifra.
• Rotación de cuentas por cobrar: ventas a crédito divididas entre las cuentas por cobrar medias; una cifra más alta significa un cobro más rápido.
• Eficacia de cobro: cuánto de lo que se podía cobrar en un periodo se cobró realmente.

Qué cambia con un único sistema

Un informe de antigüedad es tan bueno como los registros que lo sustentan. Cuando la facturación, los cobros y la contabilidad funcionan como un solo sistema, cada cobro se aplica a su factura al llegar, los pagos incompletos se señalan con la factura original a la vista y el total del informe siempre coincide con el libro mayor. El informe está al día cada día, no una vez al mes, así que el equipo de cobros actúa sobre los saldos de hoy. Vea cómo funciona en las páginas de Cuentas por cobrar y Contabilidad.