Contabilidad
La lista de verificación del cierre de mes, paso a paso
Una lista práctica de verificación del cierre de mes para equipos financieros: corte contable, conciliaciones, asientos de ajuste, revisión e informes, con un ejemplo resuelto que cuadra con el banco.
El equipo de Viacle7 min de lectura
- 01
Corte contable
Día hábil 1
- Facturas de proveedores del mes registradasCxP
- Facturas a clientes emitidas y registradasCxC
- Devengo registrado de bienes recibidos aún no facturadosCxP
- 02
Conciliación
Días hábiles 1–2
- Cuentas bancarias y de tarjetas conciliadas con sus extractosResponsable de control financiero
- Cuentas por pagar cuadradas con el libro mayorCxP
- Cuentas por cobrar cuadradas con el libro mayorCxC
- 03
Ajustes
Días hábiles 2–3
- Devengos y pagos anticipados contabilizadosContabilidad
- Depreciación contabilizadaContabilidad
- Saldos pendientes en moneda extranjera revaluadosContabilidad
- 04
Revisión
Días hábiles 3–4
- Asientos contables manuales aprobadosResponsable de control financiero
- Variaciones frente al mes anterior y al presupuesto explicadasResponsable de control financiero
- 05
Informes y bloqueo
Día hábil 5
- Estado de resultados, balance y estado de flujos de efectivo generadosContabilidad
- Revisión y aprobación del CFOCFO
- Período bloqueadoResponsable de control financiero
En el cierre de mes se verifica, explica y bloquea cada cifra generada por la empresa durante el mes. Bien ejecutado, proporciona al director financiero o al propietario unos estados financieros fiables. Bajo presión, se convierte en una semana de exportaciones, hojas de cálculo y preguntas que nadie puede responder con rapidez.
Esta guía presenta una lista de verificación del cierre de mes que puede adaptar a su equipo, explica el proceso de cada paso y sigue una compra de ejemplo de principio a fin para mostrar cómo es un cierre correcto en la práctica.
¿Qué es el proceso de cierre de mes?
El proceso de cierre de mes es el conjunto de pasos que sigue el equipo financiero al finalizar cada mes para asegurar que la contabilidad esté completa y correcta: todas las transacciones registradas en el período adecuado, cada cuenta de balance conciliada con su documentación, los ajustes contabilizados y los estados financieros revisados antes de utilizarlos. Una vez cerrado el mes, se bloquea el período para que las cifras presentadas no cambien de forma inesperada.
La mayoría de los equipos busca terminar en los primeros días hábiles del nuevo mes. El orden importa más que la velocidad: cada etapa depende de la anterior, por lo que una omisión al inicio del cierre obliga a repetir trabajo después.
La lista de verificación del cierre de mes
La lista anterior agrupa el trabajo en cinco etapas. Utilícelas como estructura y añada las cuentas y los responsables específicos de su empresa.
1. Corte contable: registre todo en el mes correcto
- Registre todas las facturas de proveedores fechadas en el mes, incluidas las que aún estén pendientes de aprobación.
- Emita y registre todas las facturas a clientes por trabajos entregados durante el mes.
- Registre el devengo de los bienes y servicios recibidos aún no facturados, para reconocer los gastos en el mes en que se incurrieron.
- Confirme que los pagos enviados y recibidos durante el mes estén registrados, con sus tipos de cambio y comisiones.
2. Conciliación: respalde cada saldo
- Concilie cada cuenta bancaria y de tarjeta con su extracto, línea por línea.
- Verifique que el auxiliar de cuentas por pagar cuadre con el saldo de cuentas por pagar del libro mayor.
- Verifique que el auxiliar de cuentas por cobrar cuadre con cuentas por cobrar y revise los saldos vencidos.
- Si gestiona más de una entidad, confirme que los saldos entre empresas coincidan en ambas partes.
3. Ajustes: registre lo que las transacciones no reflejan
- Contabilice los devengos e impute los gastos pagados por anticipado correspondientes al mes.
- Registre la depreciación de los activos fijos.
- Reconozca los ingresos diferidos que ya se hayan devengado.
- Revalúe los saldos pendientes en moneda extranjera al tipo de cambio de cierre de mes para reflejar las ganancias y pérdidas no realizadas.
4. Revisión: explique las cifras
- Revise y apruebe los asientos contables manuales antes de que sean definitivos.
- Compare cada partida del estado de resultados y del balance con el mes anterior y con el presupuesto, y explique las variaciones relevantes.
5. Informes y bloqueo
- Genere el estado de resultados, el balance y el estado de flujos de efectivo.
- Obtenga la revisión y aprobación del director financiero o del propietario.
- Bloquee el período para impedir que se contabilicen movimientos sin aprobación.
Ejemplo resuelto: una compra hasta el cierre
Veamos una compra de ejemplo. Una empresa compra seis ordenadores portátiles a un proveedor alemán por €9,000 mediante la orden de compra PO-2087. La factura #A-311 se registra a 1 EUR = 1.0800 USD, es decir, $9,720. Se paga más adelante durante el mes al tipo de cambio de 1.0850, más una comisión de pago de $15, por lo que salen $9,780 del banco.
En la conciliación bancaria, el extracto muestra $9,780. Si el pago se registró solo por el importe de la factura, hay una diferencia de $60 que investigar: una pérdida cambiaria de $45 y una comisión de $15 que nadie contabilizó. Si esto se repite en cada pago en moneda extranjera del mes, la conciliación se convierte en la parte más lenta del cierre.
Cuando el pago se registra con su tipo de cambio y su comisión al liquidarse, el mismo paso lleva solo unos instantes. El asiento contable JE-5521 ya incluye la pérdida cambiaria realizada de $45 y la comisión de $15, los débitos igualan a los créditos, el saldo del proveedor es cero y el movimiento bancario cuadra exactamente.
Como esta factura se pagó dentro del mes, su diferencia cambiaria está realizada y ya contabilizada. Una factura en moneda extranjera pendiente al cierre de mes es distinta: se revalúa al tipo de cambio de cierre en la etapa de ajustes, y la diferencia se registra como no realizada hasta que se paga la factura.
Por qué se retrasa el cierre
Cuando un cierre se retrasa, rara vez se debe a la lentitud del equipo. Normalmente, la causa es una de estas:
- Los datos llegan tarde. Las facturas se quedan en las bandejas de entrada y las recepciones no se registran, por lo que el corte contable se retrasa continuamente.
- Los sistemas no cuadran. Compras, cuentas por pagar, pagos y libro mayor mantienen cada uno su propia versión de los datos, y cada diferencia debe investigarse manualmente.
- Falta contexto. Un movimiento bancario muestra un importe, pero no la factura, el tipo de cambio o la comisión correspondientes.
- Todo se deja para el final. Las conciliaciones que podrían hacerse a diario se reservan para la última semana.
Cómo acelerar el cierre sin omitir controles
- Documente la lista de verificación, asigne un responsable y una fecha límite a cada tarea, y reutilícela cada mes.
- Concilie de forma continua. Conciliar los movimientos bancarios al liquidar los pagos deja solo las excepciones para el cierre de mes.
- Registre los pagos con su tipo de cambio y sus comisiones al liquidarlos, no como una estimación posterior.
- Conserve la documentación junto al asiento: la orden, la factura y la aprobación que respaldan cada cifra.
- Genere informes a partir de los mismos registros que utiliza para gestionar el negocio, sin volver a exportar ni introducir datos.
Qué cambia con un único sistema
Gran parte del esfuerzo del cierre consiste en hacer que cuadren sistemas separados. Cuando compras, facturas, pagos y libro mayor funcionan en un mismo sistema, buena parte de ese trabajo desaparece: los pagos se contabilizan con su factura, tipo de cambio y comisión vinculados; la lista de verificación del cierre reúne cada tarea y responsable; y los estados financieros se generan a partir de registros fiables. Descubra cómo funciona en la página de Contabilidad.