Die Altersstrukturliste der Forderungen, erklärt

Jede unbezahlte Rechnung ist Geld, das das Unternehmen verdient hat, aber noch nicht nutzen kann. Die Altersstrukturliste der Forderungen zeigt, wie viel davon aussteht, wer es schuldet und seit wann. Sie ist einer der einfachsten Berichte der Buchhaltung und einer der nützlichsten: Richtig gelesen zeigt sie, wo das Forderungsmanagement handeln muss, bevor aus einer verspäteten Zahlung ein Ausfall wird.

Dieser Leitfaden erklärt, was eine Altersstrukturliste ist, wie man sie erstellt und liest und warum Finanzverantwortliche sie genau verfolgen, anhand eines illustrativen Monatsabschlusses, dessen Zahlen zum Rest dieser Website passen.

Was ist eine Altersstrukturliste der Forderungen?

Eine Altersstrukturliste der Forderungen, auch Fälligkeitsliste oder Offene-Posten-Liste nach Alter genannt, führt alle unbezahlten Kundenrechnungen zu einem Stichtag auf und gruppiert sie danach, wie lange sie schon offen sind. Diese Gruppen, Altersbänder genannt, sind meist: nicht fällig, 1–30 Tage überfällig, 31–60 Tage, 61–90 Tage und über 90 Tage. Die Summe der Liste entspricht dem Saldo der Forderungen aus Lieferungen und Leistungen im Hauptbuch zum selben Stichtag.

Was eine Altersstrukturliste zeigt

• Jeder Kunde und darunter jede offene Rechnung, mit Rechnungsnummer und Fälligkeitsdatum.
• Der noch offene Betrag jeder Rechnung, nach Teilzahlungen und Gutschriften.
• In welches Altersband jeder Betrag zum Stichtag fällt.
• Summen je Kunde und je Altersband, mit dem Anteil am Gesamtbetrag in jedem Band.
• Die Gesamtsumme, die mit den Forderungen im Hauptbuch übereinstimmen sollte.

Übersicht und Detailliste

Die meisten Systeme bieten zwei Varianten. Die Übersicht zeigt eine Zeile je Kunde mit einer Summe pro Altersband: Das ist die Fassung, die ein CFO für das Gesamtbild liest. Die Detailliste zeigt jede offene Rechnung hinter diesen Summen: Mit ihr arbeitet das Forderungsmanagement, denn jede Zeile ist ein konkretes Gespräch mit einem konkreten Kunden.

So erstellen Sie eine Altersstrukturliste in fünf Schritten

1. 1Stichtag wählen. Für den Abschluss den letzten Tag des Monats, für das Forderungsmanagement das heutige Datum. Jedes Alter wird ab diesem Datum gemessen.
2. 2Alle offenen Rechnungen auflisten. Mit Kunde, Rechnungsnummer, Fälligkeitsdatum und offenem Saldo, nach Teilzahlungen, Gutschriften und noch nicht zugeordneten Zahlungseingängen.
3. 3Jeden Saldo einem Altersband zuordnen. Die Tage zwischen Fälligkeit und Stichtag zählen und jeden Saldo in nicht fällig, 1–30, 31–60, 61–90 oder über 90 Tage einordnen.
4. 4Je Kunde und je Altersband summieren. Den Saldo jedes Kunden und jedes Bandes addieren und prüfen, ob die Gesamtsumme mit den Forderungen im Hauptbuch übereinstimmt.
5. 5Prüfen und handeln. Für jede überfällige Rechnung Grund und nächsten Schritt festhalten und die ältesten Salden zuerst eskalieren.

Schritt vier ist auch eine Aufgabe des Monatsabschlusses: Weichen Liste und Hauptbuch voneinander ab, wurde etwas an einer Stelle gebucht und an der anderen nicht. Unsere Checkliste für den Monatsabschluss enthält ihn in der Abstimmungsphase.

So lesen Sie eine Altersstrukturliste: ein Beispiel

Die Liste oben gehört zu demselben illustrativen Unternehmen wie auf der ganzen Website, zum Monatsende. Kunden schulden insgesamt $186,400. Davon sind $182,950, also 98.1%, noch nicht fällig. Nur $3,450 sind überfällig: $2,400 im Band 1–30 Tage und $1,050 im Band 31–60 Tage. Nichts ist älter als 60 Tage.

Die Detailliste erklärt jeden überfälligen Betrag. Maple Freight schuldet $2,160 auf INV-1036, 12 Tage überfällig, und hat Zahlung für Montag zugesagt. Keller & Rowe hat INV-1039 bezahlt, aber $240 zu wenig: Die Bank hat eine Gebühr abgezogen, und die Differenz wartet auf Freigabe zur Ausbuchung, statt angemahnt zu werden. Orchid Labs schuldet $1,050 auf INV-1031, 38 Tage überfällig, weil das Lieferdatum strittig ist.

Jeder Fall braucht eine andere Reaktion. Eine Zahlungszusage braucht eine Erinnerung, wenn der Montag verstreicht. Eine kleine Minderzahlung braucht eine Entscheidung. Ein Streitfall braucht die Lieferbelege, keine weitere Mahnung. Das ist der eigentliche Wert der Detailliste: Aus einer überfälligen Zahl werden konkrete nächste Schritte.

Achten Sie darauf, was nicht in der Liste steht. Rechnung INV-1042 an Northwind Studio über $12,400 wurde vollständig bezahlt und erscheint daher nicht mehr. Unser Leitfaden mit Buchungssatz-Beispielen zeigt, wie diese Zahlung gebucht wurde.

Warum CFOs die Altersstruktur der Forderungen analysieren

• Liquiditätsplanung: Nicht fällige Rechnungen gehen wahrscheinlich bald ein; die ältesten Salden sind am unsichersten.
• Kreditrisiko: Ein Kunde, der in ältere Bänder rutscht, ist ein frühes Warnsignal, bevor ein Ausfall entsteht.
• Fokus im Forderungsmanagement: Die Liste zeigt, wo ein Anruf oder eine Erinnerung am meisten Geld einbringt.
• Zahlungsbedingungen: Kunden, die jeden Monat zu spät zahlen, brauchen eventuell kürzere Ziele, eine Anzahlung oder ein niedrigeres Kreditlimit.
• Wertberichtigungen: Die Altersstruktur ist der übliche Ausgangspunkt, um zu schätzen, welcher Teil der Forderungen nicht eingeht.
• Prozessprobleme: Eine Häufung von Streitfällen oder Minderzahlungen deutet oft auf ein Problem bei Rechnungsstellung oder Lieferung hin, nicht beim Kunden.

Was in jedem Altersband zu tun ist

• Nicht fällig: Sicherstellen, dass die Rechnung angekommen und korrekt ist, und vor der Fälligkeit freundlich erinnern.
• 1–30 Tage: schriftlich nachfassen, klären, dass kein Streitfall vorliegt, und nach einem Zahlungstermin fragen.
• 31–60 Tage: die Kreditorenbuchhaltung des Kunden anrufen, Streitfälle klären und einen Plan vereinbaren.
• 61–90 Tage: an den Kundenverantwortlichen oder die Finanzleitung eskalieren und erwägen, neue Aufträge oder Kredit zurückzuhalten.
• Über 90 Tage: entscheiden, ob ein förmliches Inkasso eingeleitet, ein Vergleich geschlossen oder der Saldo als zweifelhaft wertberichtigt wird.

Die Altersstrukturliste und die Wertberichtigung auf Forderungen

Bei periodengerechter Buchführung schätzt ein Unternehmen, welcher Teil seiner Forderungen nicht eingehen wird, und bucht diese Schätzung als Wertberichtigung. Die Altersmethode wendet auf jedes ältere Band einen höheren erwarteten Ausfallprozentsatz an, basierend auf den eigenen Erfahrungswerten, und summiert die Ergebnisse. Je älter ein Saldo, desto unwahrscheinlicher ist die Zahlung, daher ist die Altersstrukturliste die natürliche Grundlage der Schätzung.

Häufige Probleme mit Altersstrukturlisten

• Zahlungseingänge, die noch keiner Rechnung zugeordnet sind, sodass bezahlte Rechnungen weiter überfällig wirken.
• Offen gelassene Gutschriften und Minderzahlungen, die die überfällige Summe aufblähen.
• Eine Liste aus dem Fakturierungssystem, die nicht mit den Forderungen im Hauptbuch übereinstimmt.
• Kein Grund bei überfälligen Rechnungen vermerkt, sodass dieselben Kunden wegen Streitfällen gemahnt werden, um die sich niemand kümmert.
• Eine Liste, die einmal im Monat erstellt wird, zu spät, um auf das Gezeigte zu reagieren.

Forderungskennzahlen, die zur Altersstrukturliste gehören

• Days Sales Outstanding (DSO): wie lange Kunden im Durchschnitt bis zur Zahlung brauchen. Forderungen durch die Umsätze auf Ziel im Zeitraum teilen und mit der Anzahl der Tage im Zeitraum multiplizieren.
• Überfälligkeitsquote: überfällige Forderungen geteilt durch die gesamten Forderungen. Achten Sie auf den Trend, nicht nur auf die Zahl.
• Forderungsumschlag: Umsätze auf Ziel geteilt durch durchschnittliche Forderungen; eine höhere Zahl bedeutet schnelleren Zahlungseingang.
• Inkassoeffektivität: wie viel des im Zeitraum Einziehbaren tatsächlich eingegangen ist.

Was sich mit einem einzigen System ändert

Eine Altersstrukturliste ist nur so gut wie die Daten dahinter. Wenn Fakturierung, Zahlungseingänge und Buchhaltung als ein System laufen, wird jede Zahlung beim Eingang ihrer Rechnung zugeordnet, Minderzahlungen werden mit der Originalrechnung im Blick markiert, und die Summe der Liste stimmt immer mit dem Hauptbuch überein. Die Liste ist jeden Tag aktuell, nicht einmal im Monat, und das Forderungsmanagement arbeitet mit den Salden von heute. So funktioniert es auf den Seiten Debitorenbuchhaltung und Buchhaltung.