Der Buchhaltungszyklus, Schritt für Schritt

Der Buchhaltungszyklus ist die Routine, die aus den Geschäftsvorfällen einer Periode verlässliche Finanzberichte macht. Jeder Geschäftsvorfall durchläuft dieselben Stufen: Er wird gebucht, ins Hauptbuch übertragen, geprüft, angepasst, berichtet und schließlich abgeschlossen. In der richtigen Reihenfolge halten die Zahlen am Ende stand. Wird eine Stufe übersprungen, zeigt sich das Problem später, meist im Abschluss.

Dieser Leitfaden erklärt, was der Buchhaltungszyklus ist, geht seine acht Schritte durch und begleitet einen beispielhaften Einkauf durch den gesamten Zyklus, damit Sie sehen, wie jeder Schritt auf dem vorherigen aufbaut.

Was ist der Buchhaltungszyklus?

Der Buchhaltungszyklus ist die Abfolge von Schritten, die ein Unternehmen in jeder Buchungsperiode durchläuft, um seine Geschäftsvorfälle zu erfassen und seine Finanzberichte zu erstellen. Er beginnt mit dem Geschäftsvorfall und endet, wenn die Periode abgeschlossen und die Buchhaltung bereit für die nächste ist. Weil sich dieselben Schritte in jeder Periode wiederholen, meist monatlich und zum Jahresende in erweiterter Form, spricht man von einem Zyklus.

Die 8 Schritte des Buchhaltungszyklus

1. 1Geschäftsvorfälle identifizieren. Sammeln Sie alle Vorgänge, die die Finanzen des Unternehmens in der Periode verändern: ausgestellte und eingegangene Rechnungen, geleistete und erhaltene Zahlungen, jeweils mit den Belegen dazu.
2. 2Buchungssätze erfassen. Tragen Sie jeden Geschäftsvorfall als ausgeglichene Soll- und Habenbuchung in zeitlicher Reihenfolge ins Journal ein.
3. 3Ins Hauptbuch übertragen. Übertragen Sie jede Buchung auf die betroffenen Konten, damit jedes Konto seinen laufenden Saldo zeigt.
4. 4Vorläufige Saldenliste erstellen. Listen Sie den Saldo jedes Kontos auf und prüfen Sie vor allen Anpassungen, ob Soll und Haben in Summe übereinstimmen.
5. 5Anpassungsbuchungen vornehmen. Erfassen Sie, was die Belege allein nicht abbilden, etwa Abschreibungen, Abgrenzungen, Vorauszahlungen und Fremdwährungsbewertungen, damit Erträge und Aufwendungen in der richtigen Periode landen.
6. 6Angepasste Saldenliste erstellen. Erstellen Sie die Saldenliste erneut mit den Anpassungen und prüfen Sie, ob sie weiterhin ausgeglichen ist.
7. 7Finanzberichte erstellen. Erstellen Sie Gewinn- und Verlustrechnung, Bilanz und Kapitalflussrechnung aus den angepassten Salden und prüfen Sie sie, bevor sich jemand darauf verlässt.
8. 8Die Bücher abschließen. Sperren Sie die Periode, damit sich ihre Zahlen nicht mehr ändern. Zum Jahresende übertragen Abschlussbuchungen außerdem Erträge und Aufwendungen in den Gewinnvortrag und setzen diese Konten auf null.

Die Schritte eins bis drei laufen während der gesamten Periode mit dem Tagesgeschäft; die Schritte vier bis acht bilden den Periodenabschluss. Wenn Soll und Haben neu für Sie sind, erklärt unser Leitfaden mit Beispielen für Buchungssätze Schritt zwei im Detail.

Ein durchgerechnetes Beispiel: ein Einkauf durch den Buchhaltungszyklus

Nehmen wir den Beispielkauf, der sich durch diese ganze Website zieht. Ein Unternehmen kauft 6 Laptops bei Alder Tech GmbH zur Bestellung PO-2087, und Rechnung #A-311 über €9,000 geht ein.

Schritte 1 bis 3: identifizieren, erfassen und übertragen

Die Rechnung ist der Geschäftsvorfall, Bestellung und Wareneingang sind die Belege dazu. Bei 1 EUR = 1.0800 USD bucht der Buchungssatz JE-5520 $9,720 EDV-Ausstattung und denselben Betrag als Verbindlichkeit gegenüber dem Lieferanten. Wird die Rechnung zu 1.0850 bezahlt, gleicht der Buchungssatz JE-5521 die Verbindlichkeit aus, bucht einen Kursverlust von $45 und eine Gebühr von $15, und $9,780 fließen vom Bankkonto ab.

Im Hauptbuch zeigt sich das Ergebnis Konto für Konto: Die Verbindlichkeiten wurden mit $9,720 im Haben und mit $9,720 im Soll gebucht, der Lieferantensaldo beträgt also $0, und das Bankkonto sinkt um $9,780, genau wie auf dem Kontoauszug.

Schritt 4: die vorläufige Saldenliste

Eine Saldenliste der Konten, die dieser Einkauf berührt hat, zeigt EDV-Ausstattung, Kursverlust und Gebühr im Soll und das Bankkonto im Haben. Beide Spalten ergeben $9,780, die Buchungen wurden also korrekt übertragen.

Schritt 5: Anpassungsbuchungen

Zum Monatsende kommt kein Beleg, der sagt, dass die Laptops einen Monat älter sind, deshalb erfasst das eine Anpassungsbuchung. Sie haben $9,720 gekostet und sollen 36 Monate genutzt werden, also bucht der Buchungssatz JE-5545 $270 Abschreibung:

Schritt 6: die angepasste Saldenliste

Mit der Anpassung ergeben dieselben Konten $10,050 auf jeder Seite. Die Saldenliste ist weiterhin ausgeglichen und zeigt jetzt die Kosten der Laptop-Nutzung in diesem Monat:

Schritte 7 und 8: berichten und abschließen

In der Bilanz stehen die Laptops mit $9,450: $9,720 Anschaffungskosten abzüglich $270 kumulierter Abschreibungen. In der Gewinn- und Verlustrechnung bringt dieser Einkauf in diesem Monat $330 Aufwand: $270 Abschreibung, den Kursverlust von $45 und die Gebühr von $15. Sind die Berichte geprüft, wird der Monat gesperrt.

Zum Jahresende überträgt eine Abschlussbuchung die Erträge und Aufwendungen des Jahres in den Gewinnvortrag. Unser Leitfaden zu Abschlussbuchungen zeigt das mit den Jahreszahlen desselben Unternehmens.

Der Buchhaltungszyklus und der Monatsabschluss

Der Monatsabschluss ist die zweite Hälfte des Buchhaltungszyklus: Saldenlisten, Anpassungen, Berichte und Sperre aus den Schritten vier bis acht. Die erste Hälfte entscheidet, wie schwer der Abschluss wird. Jeder Geschäftsvorfall, der zu spät, auf dem falschen Konto oder ohne Beleg erfasst wird, wird zum Monatsende zur offenen Frage. Unsere Checkliste für den Monatsabschluss gliedert den Abschluss in Phasen, jede mit einer verantwortlichen Person.

Wo der Buchhaltungszyklus ins Stocken gerät

• Geschäftsvorfälle werden erst Wochen später erfasst, sodass das Hauptbuch nie ganz aktuell ist.
• Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen und Zahlungen liegen in getrennten Systemen und werden ins Hauptbuch abgetippt, mit Fehlern an jeder Übergabe.
• Fremdwährungszahlungen werden zum Kurs der Rechnung gebucht, sodass Kursdifferenzen und Gebühren als ungeklärte Differenzen auftauchen.
• Anpassungsbuchungen entstehen in Tabellen, ohne Nachweis, wer sie freigegeben hat.
• Eine Saldenliste ist ausgeglichen, versteckt aber einen Betrag auf dem falschen Konto, was nur eine Prüfung anhand der Belege aufdeckt.
• Perioden bleiben offen, sodass sich die Zahlen des Vormonats ändern, nachdem die Berichte verschickt wurden.

Was sich mit einem einzigen System ändert

In den meisten Unternehmen kosten die ersten drei Schritte des Zyklus die meiste Zeit: Belege aus Einkauf, Fakturierung und Bank werden gesammelt und erneut ins Hauptbuch eingegeben. Wenn Einkauf, Rechnungen, Zahlungen und Buchhaltung als ein System laufen, von der Planung bis zum Abschluss, wird jeder Geschäftsvorfall einmal erfasst, sobald er passiert, und mit Beleg, Wechselkurs und Gebühr gebucht. Die Saldenliste ist jeden Tag aktuell, und der Abschluss wird zur Prüfung statt zum Neuaufbau. Wie das funktioniert, sehen Sie auf den Seiten Buchhaltung und Beschaffung.