Conciliação de faturas de fornecedores: como fazer, passo a passo

A maioria dos pagamentos a mais para fornecedores não é fraude. É uma conta lançada duas vezes, um preço que subiu sem ninguém perceber, uma nota de crédito que ninguém aplicou ou um pagamento que o fornecedor nunca vinculou à conta certa. Cada um é pequeno, e cada um passa despercebido com facilidade quando contas, pedidos e pagamentos ficam em lugares diferentes.

A conciliação de faturas é como as equipes financeiras os encontram. Este guia explica o que é, quais verificações envolve, como conciliar as contas de fornecedores passo a passo e como automatizar, usando um extrato de fornecedor ilustrativo que fecha até o último dólar.

O que é a conciliação de faturas de fornecedores?

A conciliação de faturas é o processo de conferir as contas de fornecedores com os registros que as sustentam e confirmar que os valores batem. Esses registros são o pedido de compra, o recebimento da mercadoria, o preço combinado, os pagamentos já feitos e o próprio extrato do fornecedor com o que você deve. Quando algo não bate, a diferença é explicada, corrigida e lançada antes do fechamento. A mesma ideia do lado dos clientes costuma se chamar conciliação de faturamento.

As quatro verificações da conciliação de faturas

• Conta contra pedido e recebimento: você só é cobrado pelo que pediu e pelo que realmente chegou.
• Conta contra preço combinado: preços unitários, descontos e condições batem com o pedido ou o contrato.
• Conta contra pagamento: cada conta é paga uma única vez, no valor certo, com qualquer variação cambial ou tarifa explicada.
• Seus livros contra o extrato do fornecedor: o que você acha que deve bate com o que o fornecedor acha que você deve.

A primeira verificação é a conferência em três vias, feita antes de aprovar uma conta. Nosso guia de conferência em três vias explica em detalhe. Este guia trata da conciliação completa, incluindo as verificações que só fazem sentido depois que o dinheiro saiu.

Como conciliar contas de fornecedores, passo a passo

1. 1Reúna os registros. Puxe do contas a pagar as contas em aberto do fornecedor, os pagamentos feitos a ele, o último extrato e os pedidos e recebimentos por trás de cada conta.
2. 2Confira cada conta com o pedido e o recebimento. Confirme que quantidade, preço unitário e total batem. Retenha o que não bater.
3. 3Confira os preços com o combinado. Compare cada linha com o preço do pedido ou do contrato, incluindo descontos, para pegar aumentos de preço em vez de pagá-los.
4. 4Vincule pagamentos às contas. Garanta que cada conta foi paga uma única vez, que a referência do pagamento a identifica e que qualquer variação cambial ou tarifa bancária foi lançada.
5. 5Compare seu saldo com o extrato do fornecedor. Liste cada linha que aparece de um lado e não do outro, ou com valor diferente.
6. 6Explique, corrija e aprove. Lance o que cabe aos seus livros, peça ao fornecedor que corrija o que cabe aos dele, guarde as evidências e peça que alguém aprove o resultado.

Um exemplo prático: conciliar o extrato de um fornecedor

O extrato da imagem acima é da Ridgeline Supply, um fornecedor ilustrativo, no fim de outubro. O extrato diz que você deve $21,750. Seu razão de contas a pagar mostra $14,600. Sobram $7,150 para explicar.

1. 1Uma conta que você não lançou. RS-3319 de $2,750 está no extrato, mas não nos seus livros. A mercadoria chegou no fim do mês e a conta ainda não tinha chegado. Ela bate com o pedido PO-2112 e o recebimento, então você a lança.
2. 2Uma nota de crédito que você não lançou. O fornecedor emitiu CN-142 de $900 após a devolução de uma entrega. Você a confere com a devolução e a lança, o que reduz o que você deve.
3. 3Um pagamento que o fornecedor não baixou. RS-3298 de $5,300 ainda aparece em aberto no extrato, mas você a pagou em 31 de outubro. É uma diferença temporária do lado do fornecedor, então nada muda nos seus livros.

Depois das duas correções, seus livros mostram $16,450. Tire o pagamento ainda em trânsito dos $21,750 do fornecedor, e o número dele também é $16,450. Cada dólar da diferença de $7,150 está explicado, e a conciliação pode ser aprovada.

A verificação de pagamentos funciona do mesmo jeito para uma única conta. A conta #A-311 da Alder Tech GmbH foi lançada por $9,720, e $9,780 saíram do banco. A diferença de $60 é uma perda cambial de $45 e uma tarifa de pagamento de $15, ambas lançadas, então o saldo do fornecedor é $0. Nosso guia sobre o contexto da transação acompanha esse pagamento do pedido ao fechamento.

Divergências comuns em contas e suas causas

• Contas duplicadas: a mesma conta enviada duas vezes, ou reenviada com outro número, e lançada nas duas vezes.
• Diferenças de preço: um preço unitário acima do pedido ou do contrato, ou um desconto que não foi aplicado.
• Diferenças de quantidade: cobrado mais do que foi entregue, muitas vezes após uma entrega parcial ou dividida.
• Notas de crédito não aplicadas: um crédito foi emitido, mas nunca usado em uma conta posterior.
• Pagamentos não baixados ou baixados errado: o fornecedor recebeu o dinheiro, mas o vinculou à conta errada, ou ainda não vinculou.
• Diferenças temporárias: uma conta ou pagamento em trânsito no fim do mês que aparece só de um lado.
• Câmbio e tarifas: uma conta em moeda estrangeira é liquidada a outra taxa, ou uma tarifa bancária reduz o valor recebido.

O que fazer quando os números não batem

• Decida quais registros precisam mudar antes de mudar qualquer coisa: os seus, os do fornecedor ou nenhum.
• Nunca lance um ajuste só para forçar os saldos a bater. Uma diferença sem explicação é uma pergunta, não uma resposta.
• Peça ao fornecedor uma conta corrigida ou uma nota de crédito quando ele cobrou a mais.
• Lance cada correção com o motivo e os documentos que a sustentam, para que um auditor consiga acompanhá-la.
• Leve as diferenças temporárias adiante e confira se elas somem no próximo extrato.

Por que isso importa para o CFO

• Você paga cada conta uma única vez, ao preço combinado.
• O saldo de contas a pagar nos livros está certo no fechamento do mês.
• Créditos não usados e pagamentos a mais do passado são encontrados e podem ser recuperados.
• As previsões de caixa se baseiam no que você realmente deve, não em saldos não conciliados.
• O relacionamento com fornecedores continua bom, porque as disputas são resolvidas com evidências, e não de memória.
• Cada correção tem um motivo e documentos por trás, pronta para revisão ou auditoria.

Como automatizar a conciliação de faturas

A conciliação é lenta quando alguém precisa buscar o pedido em uma ferramenta, o recebimento em um e-mail, a conta em uma caixa de entrada e o pagamento em um portal bancário. A automação funciona quando esses registros já estão juntos. Ao avaliar um sistema, procure:

• Pedidos, recebimentos, contas e pagamentos registrados em um só lugar, para que cada conta seja conferida assim que chega.
• Verificações de duplicidade e de preço que rodam antes do pagamento, não depois.
• Pagamentos vinculados às contas com a taxa de câmbio e as tarifas lançadas, para que o saldo do fornecedor zere exatamente.
• Revisões dos pagamentos já feitos, para encontrar duplicidades e créditos não usados.
• Cada exceção mostrada com sua evidência, sua decisão e quem a aprovou.

O que muda em um sistema único

A maior parte do trabalho de conciliação é reunir registros espalhados por vários sistemas. Quando compras, contas, pagamentos e contabilidade funcionam como um só sistema, o pedido, o recebimento, o preço combinado e o pagamento já estão ligados a cada conta, então as verificações rodam assim que as contas chegam e só as diferenças reais chegam a uma pessoa. No fim do mês, o saldo que você compara com o extrato do fornecedor já está certo. Veja como funciona nas páginas de Contas a pagar e Compras.