O relatório de aging de contas a receber, explicado

Cada fatura não paga é caixa que a empresa já ganhou, mas ainda não pode usar. O relatório de aging de contas a receber mostra quanto desse caixa está pendente, quem deve e há quanto tempo. É um dos relatórios mais simples da contabilidade e um dos mais úteis: bem lido, mostra onde a cobrança precisa de atenção antes que um atraso vire perda.

Este guia explica o que é um relatório de aging de contas a receber, como prepará-lo e lê-lo, e por que os líderes financeiros o acompanham de perto, usando um relatório ilustrativo de fechamento do mês cujos números batem com o restante deste site.

O que é um relatório de aging de contas a receber?

Um relatório de aging de contas a receber, também chamado de relatório de vencimento de recebíveis, lista todas as faturas de clientes em aberto em uma data e as agrupa pelo tempo em que estão pendentes. Esses grupos, chamados faixas de vencimento, costumam ser: a vencer, 1–30 dias de atraso, 31–60 dias, 61–90 dias e mais de 90 dias. O total do relatório é igual ao saldo de contas a receber no razão geral na mesma data.

O que um relatório de aging mostra

• Cada cliente e, abaixo dele, cada fatura em aberto, com número e data de vencimento.
• O valor ainda devido em cada fatura, após pagamentos parciais e notas de crédito.
• Em qual faixa de vencimento cada valor cai na data do relatório.
• Totais por cliente e por faixa, com a participação de cada faixa no total.
• O total geral, que deve bater com as contas a receber do razão.

Aging resumido e detalhado

A maioria dos sistemas oferece duas versões. O resumo mostra uma linha por cliente com um total em cada faixa: é a versão que o CFO lê para ver o quadro geral. O detalhado lista cada fatura em aberto por trás desses totais: é a versão com que a equipe de cobrança trabalha, porque cada linha é uma conversa específica com um cliente específico.

Como preparar um relatório de aging em cinco passos

1. 1Escolha a data do relatório. Use o último dia do mês para o fechamento, ou a data de hoje para o trabalho de cobrança. Todo o tempo de atraso é medido a partir dessa data.
2. 2Liste todas as faturas em aberto. Inclua cliente, número da fatura, vencimento e o saldo ainda devido, após pagamentos parciais, notas de crédito e recebimentos não baixados.
3. 3Coloque cada saldo em uma faixa. Conte os dias entre o vencimento e a data do relatório e coloque cada saldo em a vencer, 1–30, 31–60, 61–90 ou mais de 90 dias.
4. 4Some por cliente e por faixa. Some o saldo de cada cliente e de cada faixa e confira se o total geral bate com as contas a receber do razão geral.
5. 5Revise e aja. Anote o motivo e o próximo passo de cada fatura vencida e escale primeiro os saldos mais antigos.

O passo quatro também é uma tarefa do fechamento do mês: se o total do relatório e o razão não batem, algo foi registrado em um lugar e não no outro. Nosso checklist de fechamento mensal inclui isso na etapa de conciliação.

Como ler um relatório de aging: um exemplo prático

O relatório acima é da mesma empresa ilustrativa usada em todo este site, no fechamento do mês. Os clientes devem $186,400 no total. Desse valor, $182,950, ou 98.1%, está a vencer. Só $3,450 está vencido: $2,400 na faixa de 1–30 dias e $1,050 na de 31–60 dias. Nada tem mais de 60 dias.

O detalhado explica cada valor vencido. A Maple Freight deve $2,160 da INV-1036, com 12 dias de atraso, e prometeu pagar na segunda. A Keller & Rowe pagou a INV-1039, mas com $240 a menos: o banco cobrou uma tarifa, e a diferença aguarda aprovação para ser baixada em vez de cobrada. A Orchid Labs deve $1,050 da INV-1031, com 38 dias de atraso, porque contesta a data de entrega.

Cada caso pede uma resposta diferente. Uma promessa de pagamento pede um lembrete se a segunda passar. Um pequeno pagamento a menos pede uma decisão. Uma contestação pede os registros de entrega, não mais um lembrete. Esse é o verdadeiro valor do detalhado: transforma um número vencido em próximos passos concretos.

Repare no que não está no relatório. A fatura INV-1042 para a Northwind Studio, de $12,400, foi paga integralmente, então não aparece mais. Nosso guia de exemplos de lançamentos contábeis mostra como esse recebimento foi registrado.

Por que os CFOs analisam o aging das contas a receber

• Previsão de caixa: as faturas a vencer devem entrar em breve; os saldos mais antigos são os menos certos.
• Risco de crédito: um cliente que escorrega para faixas mais antigas é um sinal precoce de problema, antes de virar perda.
• Foco na cobrança: o relatório mostra onde uma ligação ou um lembrete recupera mais caixa.
• Condições de crédito: clientes que pagam atrasado todo mês podem precisar de prazos menores, um adiantamento ou um limite de crédito menor.
• Provisões: o aging é o ponto de partida habitual para estimar quanto dos recebíveis não será recebido.
• Problemas de processo: um acúmulo de contestações ou pagamentos a menos costuma indicar um problema de faturamento ou entrega, não do cliente.

O que fazer em cada faixa de vencimento

• A vencer: confirme que a fatura foi recebida e está correta, e envie um lembrete cordial antes do vencimento.
• 1–30 dias: faça o acompanhamento por escrito, confirme que não há contestação e peça uma data de pagamento.
• 31–60 dias: ligue para o contato de contas a pagar do cliente, resolva qualquer contestação e combine um plano.
• 61–90 dias: escale para o responsável pela conta ou pelo financeiro e considere segurar novos pedidos ou crédito.
• Mais de 90 dias: decida se vai para a cobrança formal, fecha um acordo ou provisiona o saldo como duvidoso.

O relatório de aging e a provisão para devedores duvidosos

No regime de competência, a empresa estima quanto dos recebíveis não vai receber e registra essa estimativa como provisão para devedores duvidosos. O método por aging aplica um percentual de perda esperada maior a cada faixa mais antiga, com base no histórico de recebimento da própria empresa, e soma os resultados. Quanto mais antigo o saldo, menor a chance de ser pago, então o relatório de aging é a base natural da estimativa.

Problemas comuns dos relatórios de aging

• Recebimentos que chegaram mas ainda não foram baixados nas faturas, então faturas pagas continuam parecendo vencidas.
• Notas de crédito e pagamentos a menos deixados em aberto, inflando o total vencido.
• Um relatório tirado do faturamento que não bate com as contas a receber do razão.
• Nenhum motivo registrado nas faturas vencidas, então os mesmos clientes são cobrados por contestações que ninguém está tratando.
• Um relatório gerado uma vez por mês, tarde demais para agir sobre o que ele mostra.

Indicadores de contas a receber que acompanham o relatório de aging

• Prazo médio de recebimento (DSO): quanto tempo, em média, os clientes levam para pagar. Divida as contas a receber pelas vendas a prazo do período e multiplique pelo número de dias do período.
• Percentual vencido: recebíveis vencidos divididos pelo total de recebíveis. Observe a tendência, não só o número.
• Giro de contas a receber: vendas a prazo divididas pela média de contas a receber; um número maior significa recebimento mais rápido.
• Eficácia de cobrança: quanto do que era recebível em um período foi de fato recebido.

O que muda em um sistema único

Um relatório de aging só é tão bom quanto os registros por trás dele. Quando faturamento, recebimentos e contabilidade funcionam como um só sistema, cada recebimento é baixado na sua fatura assim que chega, pagamentos a menos são sinalizados com a fatura original à vista e o total do relatório sempre bate com o razão. O relatório está atualizado todos os dias, não uma vez por mês, então a cobrança age sobre os saldos de hoje. Veja como funciona nas páginas de Contas a receber e Contabilidade.