Exemplos de lançamentos contábeis: como registrar as transações mais comuns

Todo número das demonstrações financeiras começa como um lançamento contábil. Uma venda, uma fatura de fornecedor, um pagamento, um mês de depreciação: cada um entra na contabilidade como débitos e créditos que precisam bater. Lançamentos certos geram demonstrações certas. Lançamentos errados passam o erro para todo relatório feito a partir deles.

Este guia explica o que é um lançamento contábil, como funcionam débito e crédito e como fazer um, e depois mostra seis exemplos de lançamentos que equipes financeiras fazem o tempo todo, tirados de uma mesma empresa ilustrativa para que todos os números batam.

O que é um lançamento contábil?

Um lançamento contábil é o registro de uma única transação no sistema contábil. Ele traz a data, as contas afetadas, um valor debitado em uma ou mais contas e um valor igual creditado em outras, além de um breve histórico do que aconteceu. Como o total de débitos sempre é igual ao total de créditos, cada lançamento mantém a contabilidade equilibrada. É o método das partidas dobradas, a base de todo razão geral.

As partes de um lançamento contábil

• Uma data e um número de referência, para encontrar o lançamento e colocá-lo no período certo.
• As contas afetadas, do seu plano de contas.
• Os valores de débito e crédito, que precisam ter o mesmo total.
• Um histórico que diz o que aconteceu em palavras simples.
• A evidência por trás: a fatura, o recibo ou a aprovação que comprova a transação.

Débito e crédito, de forma simples

• Os ativos, como caixa, contas a receber e equipamentos, aumentam com débito e diminuem com crédito.
• As despesas, como depreciação, tarifas de pagamento e perdas cambiais, aumentam com débito.
• Os passivos, como contas a pagar, aumentam com crédito e diminuem com débito.
• As receitas e o patrimônio líquido, como lucros acumulados, aumentam com crédito.

Uma checagem rápida: os débitos ficam à esquerda do lançamento e os créditos à direita, e as duas colunas sempre somam o mesmo valor.

Como fazer um lançamento contábil em quatro passos

1. 1Identifique a transação. Comece pelo documento: a fatura que você emitiu, a fatura que recebeu, o pagamento que foi liquidado.
2. 2Escolha as contas. Defina quais contas a transação altera e se cada uma aumenta ou diminui.
3. 3Aplique débito e crédito. Use as regras acima para colocar cada valor no lado certo e confira se os totais batem.
4. 4Registre com a evidência. Lance com um histórico claro e mantenha o documento e qualquer aprovação junto ao lançamento, para que qualquer pessoa possa rastreá-lo depois.

Seis exemplos de lançamentos contábeis

Os exemplos abaixo acompanham uma empresa ilustrativa em transações do dia a dia. Ela fatura um cliente, compra 6 notebooks de um fornecedor alemão pelo pedido de compra PO-2087, paga em euros e começa a depreciá-los.

1. Emitir uma fatura para um cliente

A empresa emite a fatura INV-1042 para a Northwind Studio por $12,400 de trabalho entregue. A receita é ganha agora, então o lançamento a registra junto com o valor que o cliente deve:

2. Receber o pagamento do cliente

Quando a Northwind Studio paga os $12,400, o caixa aumenta e o valor a receber é baixado. A receita não muda; ela foi registrada quando a fatura foi emitida:

3. Registrar a fatura de um fornecedor

Chega a fatura #A-311 da Alder Tech GmbH por 6 notebooks, €9,000 no total. A 1 EUR = 1.0800 USD, são $9,720. Notebooks duram vários anos, então são registrados como ativo, e não como despesa:

4. Pagar uma fatura em moeda estrangeira, com perda cambial e tarifa

Na data do pagamento, o câmbio foi para 1.0850, então os €9,000 agora custam $9,765, e o pagamento tem uma tarifa de $15. O lançamento baixa os $9,720 de contas a pagar e registra as duas diferenças no momento em que acontecem:

É o lançamento registrado errado com mais frequência. Se o pagamento for lançado pelo valor da fatura, faltam a perda cambial de $45 e a tarifa de $15, e os $9,780 do extrato bancário não vão bater com nada na contabilidade.

5. Registrar a depreciação mensal

Os notebooks custaram $9,720 e devem durar três anos, então o custo é distribuído em 36 meses, $270 por mês. A depreciação é um lançamento de ajuste: nenhum dinheiro se move, mas a despesa entra nos meses em que os notebooks são usados:

6. Encerrar o exercício

No fim do exercício, um lançamento de encerramento transfere as receitas e despesas do ano para lucros acumulados e zera essas contas para o novo ano. Nosso guia de lançamentos de encerramento explica o passo a passo, com seu próprio exemplo.

Erros comuns em lançamentos contábeis

• Débitos e créditos que não batem, geralmente por erro de digitação ou uma linha esquecida.
• O valor certo na conta errada, como um equipamento registrado como despesa.
• O lançamento certo no período errado, que move lucro de um mês para outro.
• Pagamentos em moeda estrangeira registrados pela taxa da fatura, deixando diferenças cambiais e tarifas sem explicação.
• Nenhuma evidência guardada com o lançamento, então depois ninguém sabe por que ele foi feito.

Lançamentos manuais e automáticos

A maioria dos lançamentos não precisa ser digitada à mão. Faturas emitidas, faturas recebidas e pagamentos já descrevem a transação, então o sistema contábil pode gerar o lançamento a partir do próprio documento. Lançamentos manuais ainda são necessários para ajustes, provisões e correções, e merecem a revisão mais cuidadosa: quem preparou, quem aprovou e que evidência os sustenta.

O que muda em um sistema único

Quando faturamento, compras, pagamentos e razão geral funcionam como um só sistema, a maioria dos lançamentos deste guia é feita automaticamente a partir dos documentos: a fatura emitida, a fatura recebida e o pagamento com sua taxa de câmbio e tarifa. Cada lançamento leva à sua evidência e aprovação. É assim que operações financeiras unificadas aparecem no razão: unificadas, governadas, auditáveis. Veja como funciona na página de Contabilidade.