Le processus de comptabilité fournisseurs, étape par étape

La comptabilité fournisseurs, c’est l’endroit où une entreprise tient ses engagements envers ses fournisseurs. Chaque facture reçue est une promesse : payer le bon montant, au bon fournisseur, à temps, et l’enregistrer correctement. Quand le processus fonctionne, personne ne le remarque. Quand il déraille, cela se traduit par des pénalités de retard, des paiements en double, des fournisseurs mécontents et une clôture qui ne concorde pas.

Ce guide détaille le processus de comptabilité fournisseurs étape par étape, explique qui fait quoi et quels contrôles comptent, et suit une facture d’illustration de sa réception jusqu’au relevé bancaire.

Qu’est-ce que le processus de comptabilité fournisseurs ?

Le processus de comptabilité fournisseurs, ou processus « accounts payable », regroupe les étapes qu’une entreprise suit entre l’arrivée d’une facture fournisseur et son paiement puis son enregistrement : saisir la facture, la contrôler, l’approuver, comptabiliser la dette, la payer et rapprocher le paiement. Le terme désigne aussi le solde lui-même : le total que l’entreprise doit à ses fournisseurs, inscrit au passif du bilan.

Le processus de comptabilité fournisseurs en six étapes

1. 1Recevoir la facture. Saisissez le fournisseur, le montant, la devise, l’échéance et le bon de commande concerné au même endroit, plutôt que dispersés dans plusieurs boîtes de réception.
2. 2La contrôler. Comparez la facture au bon de commande et à la réception, et recherchez les doublons.
3. 3L’approuver. Transmettez la facture, avec sa commande et sa réception, à la personne responsable de la dépense, et gardez une trace de la décision.
4. 4La comptabiliser. Passez la facture au grand livre : débit de la charge ou de l’immobilisation, crédit du compte fournisseurs.
5. 5Planifier et payer. Choisissez la date de paiement selon l’échéance, les conditions de paiement et votre trésorerie, et confirmez le taux de change et les frais avant tout mouvement de fonds.
6. 6Comptabiliser le paiement et le rapprocher. Passez le paiement avec son écart de change et ses frais, rapprochez-le du relevé bancaire et vérifiez que le solde du fournisseur est nul.

Si vous achetez des biens sur bon de commande, le contrôle de l’étape deux est le plus important du processus. Notre guide sur le rapprochement à trois voies explique son fonctionnement et que faire lorsque les documents ne concordent pas.

Un exemple chiffré : une facture fournisseur du début à la fin

Reprenons l’achat d’illustration utilisé sur tout ce site. Alder Tech GmbH envoie la facture #A-311 pour 6 ordinateurs portables à €1,500 l’unité, soit €9,000 au total, sur le bon de commande PO-2087. Les 6 ordinateurs sont arrivés : la facture concorde avec la commande et la réception, et le responsable du budget l’approuve.

Lors de la comptabilisation de la facture, le taux de change est de 1 EUR = 1.0800 USD : l’écriture JE-5520 débite le matériel informatique et crédite le compte fournisseurs de $9,720 :

À la date de paiement, le taux est passé à 1.0850. Le fournisseur reçoit toujours €9,000, mais cela coûte désormais $9,765, plus $15 de frais de paiement : $9,780 sortent donc de la banque. L’écriture JE-5521 solde les $9,720 du compte fournisseurs et enregistre l’écart de $45 en perte de change réalisée et les $15 en frais de paiement :

Dans les deux écritures, les débits égalent les crédits, le solde du fournisseur est nul et les $9,780 du relevé bancaire correspondent exactement au paiement. Il ne reste rien à analyser à la clôture du mois.

Qui fait quoi en comptabilité fournisseurs

• Le demandeur ou l’acheteur émet le bon de commande et confirme ce qui a été convenu.
• La personne qui reçoit la marchandise enregistre la réception, afin que la facture puisse être rapprochée.
• L’équipe comptabilité fournisseurs saisit les factures, effectue les contrôles et prépare les paiements.
• Le responsable du budget approuve la dépense ; les montants plus élevés peuvent exiger un second approbateur.
• Le contrôleur de gestion revoit les campagnes de paiement, rapproche les dettes fournisseurs du grand livre et pilote les contrôles.
• Le CFO ou le dirigeant fixe les seuils d’approbation et la politique de paiement, et décide de l’usage de la trésorerie.

Les contrôles fournisseurs qui comptent

• Séparation des tâches : la personne qui crée un fournisseur ou approuve une facture ne devrait pas aussi déclencher le paiement.
• Rapprochement : payez sur la base d’une commande approuvée et d’une réception enregistrée, pas de la seule facture.
• Contrôle des doublons sur le fournisseur, le numéro de facture, le montant et la date avant toute approbation.
• Vérifiez tout changement de coordonnées bancaires d’un fournisseur auprès d’un contact connu avant de payer, car les fausses demandes de modification sont une fraude courante.
• Des seuils d’approbation par montant, pour que les paiements importants fassent l’objet d’un second regard.
• Un historique complet de qui a approuvé quoi, et pourquoi, conservé avec la facture.

Les problèmes courants en comptabilité fournisseurs

• Les factures arrivent par e-mail, par courrier et par portail, et certaines ne sont enregistrées qu’après une relance du fournisseur.
• Les validations restent bloquées dans une boîte de réception, si bien que les factures sont payées en retard ou dans l’urgence.
• Les escomptes pour paiement anticipé sont manqués et des pénalités de retard sont payées à la place.
• La même facture est payée deux fois parce qu’elle est arrivée deux fois.
• Les paiements sont enregistrés à la valeur de la facture, si bien que les écarts de change et les frais réapparaissent plus tard sous forme d’écarts inexpliqués.
• Les fournisseurs appellent pour savoir quand ils seront payés, et personne ne peut répondre sans chercher.

Les indicateurs fournisseurs à suivre

• Délai moyen de paiement fournisseurs (DPO) : le temps que vous mettez en moyenne à payer vos fournisseurs. Divisez le solde moyen des dettes fournisseurs par le coût des ventes, puis multipliez par le nombre de jours de la période.
• Rotation des dettes fournisseurs : le nombre de fois où vous réglez votre solde moyen de dettes fournisseurs sur une période. Divisez les achats par le solde moyen des dettes fournisseurs.
• Taux de paiement à l’échéance : la part des factures payées au plus tard à leur échéance.
• Taux d’exceptions : la part des factures bloquées pour un écart, un doublon ou une validation manquante.

Ce qui change avec un système unique

L’essentiel du travail fournisseurs consiste à faire circuler l’information entre systèmes : la commande depuis les achats, la réception depuis l’entrepôt, la facture depuis une boîte de réception, le paiement depuis la banque et l’écriture dans le grand livre. Quand tout fonctionne comme un seul système, la facture arrive déjà reliée à sa commande et à sa réception, les validations se font avec toutes les informations sous les yeux, et le paiement est comptabilisé avec son taux et ses frais. Découvrez comment sur les pages Comptabilité fournisseurs et Achats.