El ciclo contable, paso a paso

El ciclo contable es la rutina que convierte la actividad de un período en estados financieros fiables. Cada operación pasa por las mismas etapas: se registra, se traslada al mayor, se comprueba, se ajusta, se informa y, por último, se cierra. Si se sigue el orden, las cifras finales se sostienen. Si se salta una etapa, el problema aparece más tarde, normalmente durante el cierre.

Esta guía explica qué es el ciclo contable, recorre sus ocho pasos y sigue una compra ilustrativa a lo largo de todo el ciclo, para que vea cómo cada paso se apoya en el anterior.

¿Qué es el ciclo contable?

El ciclo contable es la secuencia de pasos que sigue una empresa en cada período contable para registrar sus operaciones y elaborar sus estados financieros. Empieza cuando se produce una operación y termina cuando el período se cierra y la contabilidad queda lista para el siguiente. Como los mismos pasos se repiten en cada período, normalmente cada mes, con una versión más completa al cierre del ejercicio, se llama ciclo.

Los 8 pasos del ciclo contable

1. 1Identificar las operaciones. Reúna todos los hechos que modifican las finanzas de la empresa en el período: facturas emitidas, facturas recibidas, pagos realizados y cobros, junto con los documentos que los acreditan.
2. 2Registrar los asientos contables. Anote cada operación en el libro diario, con importes en el debe y en el haber que cuadren, por orden de fecha.
3. 3Trasladar al libro mayor. Pase cada asiento a las cuentas que afecta, para que cada cuenta muestre su saldo actualizado.
4. 4Preparar el balance de comprobación sin ajustar. Liste el saldo de cada cuenta y compruebe que el total del debe es igual al del haber antes de cualquier ajuste.
5. 5Registrar los asientos de ajuste. Recoja lo que los documentos no reflejan por sí solos, como amortizaciones, periodificaciones, gastos anticipados y revalorizaciones en divisa, para que ingresos y gastos se imputen al período correcto.
6. 6Preparar el balance de comprobación ajustado. Vuelva a elaborar el balance de comprobación con los ajustes incluidos y confirme que sigue cuadrando.
7. 7Elaborar los estados financieros. Prepare la cuenta de resultados, el balance y el estado de flujos de efectivo a partir de los saldos ajustados, y revíselos antes de que nadie se base en ellos.
8. 8Cerrar la contabilidad. Bloquee el período para que sus cifras no puedan cambiar. Al cierre del ejercicio, los asientos de cierre también trasladan ingresos y gastos a resultados acumulados y dejan esas cuentas a cero.

Los pasos uno a tres se realizan a lo largo del período, a medida que la empresa opera; los pasos cuatro a ocho son el cierre del período. Si el debe y el haber son nuevos para usted, nuestra guía de ejemplos de asientos contables explica el paso dos en detalle.

Un ejemplo práctico: una compra a lo largo del ciclo contable

Tome la compra ilustrativa que usamos en todo este sitio. Una empresa compra 6 portátiles a Alder Tech GmbH con la orden de compra PO-2087, y llega la factura #A-311 por €9,000.

Pasos 1 a 3: identificar, registrar y trasladar al mayor

La factura es la operación, y la orden y la recepción son su justificante. Con 1 EUR = 1.0800 USD, el asiento JE-5520 registra $9,720 de equipos informáticos y el mismo importe adeudado al proveedor. Cuando la factura se paga a 1.0850, el asiento JE-5521 salda las cuentas por pagar, registra una pérdida cambiaria de $45 y una comisión de $15, y retira $9,780 de la cuenta de efectivo.

Trasladado al libro mayor, el resultado se ve cuenta por cuenta: las cuentas por pagar recibieron un abono de $9,720 y un cargo de $9,720, así que el saldo del proveedor es $0, y la cuenta de efectivo baja $9,780, igual que el extracto bancario.

Paso 4: el balance de comprobación sin ajustar

Un balance de comprobación de las cuentas que afectó esta compra recoge en el debe los equipos informáticos, la pérdida cambiaria y la comisión, y en el haber el efectivo. Ambas columnas suman $9,780, así que los asientos se trasladaron correctamente.

Paso 5: asientos de ajuste

A fin de mes no llega ningún documento que diga que los portátiles tienen un mes más, así que lo registra un asiento de ajuste. Costaron $9,720 y se espera que duren 36 meses, así que el asiento JE-5545 registra $270 de amortización:

Paso 6: el balance de comprobación ajustado

Con el ajuste incluido, las mismas cuentas suman $10,050 en cada columna. El balance de comprobación sigue cuadrando y ahora refleja el coste de usar los portátiles este mes:

Pasos 7 y 8: informar y cerrar

En el balance, los portátiles figuran por $9,450: su coste de $9,720 menos $270 de amortización acumulada. En la cuenta de resultados, esta compra suma $330 de gastos este mes: $270 de amortización, la pérdida cambiaria de $45 y la comisión de $15. Una vez revisados los estados, el mes se bloquea.

Al cierre del ejercicio, un asiento de cierre traslada los ingresos y gastos del año a resultados acumulados. Nuestra guía de asientos de cierre lo muestra con las cifras anuales de la misma empresa.

El ciclo contable y el cierre de mes

El cierre de mes es la segunda mitad del ciclo contable: los balances de comprobación, los ajustes, los estados y el bloqueo de los pasos cuatro a ocho. La primera mitad determina lo difícil que será el cierre. Cada operación registrada tarde, en la cuenta equivocada o sin su justificante se convierte en una pregunta a fin de mes. Nuestra lista de verificación del cierre de mes divide el cierre en etapas, cada una con su responsable.

Dónde falla el ciclo contable

• Operaciones registradas semanas después de producirse, de modo que el mayor nunca está del todo al día.
• Facturas de proveedores, facturas a clientes y pagos en sistemas distintos y vueltos a teclear en el mayor, con errores en cada traspaso.
• Pagos en divisa registrados al tipo de la factura, de modo que las diferencias de cambio y las comisiones aparecen como descuadres sin explicar.
• Asientos de ajuste preparados en hojas de cálculo, sin constancia de quién los aprobó.
• Un balance de comprobación que cuadra pero esconde un importe en la cuenta equivocada, algo que solo detecta una revisión contra los justificantes.
• Períodos que siguen abiertos, de modo que las cifras del mes pasado cambian después de haber enviado los estados.

Qué cambia con un único sistema

En la mayoría de las empresas, los tres primeros pasos del ciclo son los que consumen el tiempo: se reúnen los documentos de compras, facturación y el banco y se vuelven a introducir en el mayor. Cuando compras, facturas, pagos y contabilidad funcionan como un solo sistema, del plan al cierre, cada operación se registra una sola vez, en el momento en que ocurre, y se contabiliza con su justificante, su tipo de cambio y su comisión. El balance de comprobación está al día cada día, y el cierre pasa a ser una revisión y no una reconstrucción. Vea cómo funciona en las páginas de Contabilidad y Gestión de compras.