O ciclo contábil, passo a passo

O ciclo contábil é a rotina que transforma a atividade de um período em demonstrações financeiras confiáveis. Toda transação passa pelas mesmas etapas: é registrada, lançada no razão, conferida, ajustada, reportada e, por fim, encerrada. Na ordem certa, os números finais se sustentam. Pule uma etapa, e o problema aparece mais tarde, geralmente no fechamento.

Este guia explica o que é o ciclo contábil, percorre suas oito etapas e acompanha uma compra ilustrativa ao longo de todo o ciclo, para você ver como cada etapa se apoia na anterior.

O que é o ciclo contábil?

O ciclo contábil é a sequência de etapas que uma empresa segue em cada período contábil para registrar suas transações e elaborar suas demonstrações financeiras. Ele começa quando uma transação acontece e termina quando o período é encerrado e os livros estão prontos para o próximo. Como as mesmas etapas se repetem a cada período, geralmente todo mês, com uma versão mais completa no fim do exercício, ele é chamado de ciclo.

As 8 etapas do ciclo contábil

1. 1Identificar as transações. Reúna todos os eventos que alteram as finanças da empresa no período: faturas emitidas, faturas recebidas, pagamentos feitos e recebidos, junto com os documentos que os comprovam.
2. 2Registrar os lançamentos contábeis. Registre cada transação no livro diário como débitos e créditos que se equilibram, em ordem de data.
3. 3Lançar no razão. Transfira cada lançamento para as contas que ele afeta, para que cada conta mostre seu saldo atualizado.
4. 4Preparar o balancete antes dos ajustes. Liste o saldo de cada conta e confira se o total de débitos é igual ao total de créditos antes de qualquer ajuste.
5. 5Fazer os lançamentos de ajuste. Registre o que os documentos sozinhos não capturam, como depreciação, provisões, despesas antecipadas e variação cambial de saldos em moeda estrangeira, para que receitas e despesas caiam no período certo.
6. 6Preparar o balancete ajustado. Emita o balancete novamente com os ajustes incluídos e confirme que ele continua fechando.
7. 7Elaborar as demonstrações financeiras. Monte a demonstração do resultado, o balanço patrimonial e a demonstração dos fluxos de caixa a partir dos saldos ajustados, e revise tudo antes que alguém confie nesses números.
8. 8Encerrar os livros. Bloqueie o período para que seus números não possam mudar. No fim do exercício, os lançamentos de encerramento também transferem receitas e despesas para lucros acumulados e zeram essas contas.

As etapas um a três acontecem ao longo do período, conforme a empresa opera; as etapas quatro a oito são o fechamento do período. Se débito e crédito são novidade para você, nosso guia de exemplos de lançamentos contábeis detalha a etapa dois.

Um exemplo prático: uma compra ao longo do ciclo contábil

Veja a compra ilustrativa usada em todo este site. Uma empresa compra 6 notebooks da Alder Tech GmbH vinculados ao pedido de compra PO-2087, e chega a fatura #A-311 de €9,000.

Etapas 1 a 3: identificar, registrar e lançar no razão

A fatura é a transação, e o pedido e o recebimento são as evidências. A 1 EUR = 1.0800 USD, o lançamento JE-5520 registra $9,720 em equipamentos de informática e o mesmo valor devido ao fornecedor. Quando a fatura é paga a 1.0850, o lançamento JE-5521 zera as contas a pagar, registra uma perda cambial de $45 e uma tarifa de $15, e tira $9,780 do caixa.

Lançado no razão, o resultado aparece conta por conta: contas a pagar recebeu um crédito de $9,720 e um débito de $9,720, então o saldo do fornecedor é $0, e a conta de caixa diminui $9,780, batendo com o extrato bancário.

Etapa 4: o balancete antes dos ajustes

Um balancete das contas que esta compra movimentou mostra equipamentos de informática, a perda cambial e a tarifa a débito, e o caixa a crédito. As duas colunas somam $9,780, então os lançamentos foram feitos corretamente.

Etapa 5: lançamentos de ajuste

Nenhum documento chega no fim do mês para dizer que os notebooks estão um mês mais velhos, então um lançamento de ajuste registra isso. Eles custaram $9,720 e devem durar 36 meses, então o lançamento JE-5545 registra $270 de depreciação:

Etapa 6: o balancete ajustado

Com o ajuste incluído, as mesmas contas somam $10,050 de cada lado. O balancete continua fechando e agora reflete o custo de usar os notebooks neste mês:

Etapas 7 e 8: reportar e encerrar

No balanço patrimonial, os notebooks aparecem por $9,450: o custo de $9,720 menos $270 de depreciação acumulada. Na demonstração do resultado, esta compra soma $330 de despesas neste mês: $270 de depreciação, a perda cambial de $45 e a tarifa de $15. Depois que as demonstrações são revisadas, o mês é bloqueado.

No fim do exercício, um lançamento de encerramento transfere as receitas e despesas do ano para lucros acumulados. Nosso guia de lançamentos de encerramento mostra isso com os números anuais da mesma empresa.

O ciclo contábil e o fechamento mensal

O fechamento mensal é a segunda metade do ciclo contábil: os balancetes, os ajustes, as demonstrações e o bloqueio das etapas quatro a oito. A primeira metade define o quanto o fechamento será difícil. Cada transação registrada com atraso, na conta errada ou sem evidência vira uma pergunta no fim do mês. Nosso checklist de fechamento contábil mensal divide o fechamento em etapas, cada uma com um responsável.

Onde o ciclo contábil falha

• Transações registradas semanas depois de acontecerem, então o razão nunca está totalmente atualizado.
• Faturas de fornecedores, faturas a clientes e pagamentos em sistemas separados e redigitados no razão, com erros a cada transferência.
• Pagamentos em moeda estrangeira lançados pela taxa da fatura, então variações cambiais e tarifas aparecem como diferenças sem explicação.
• Lançamentos de ajuste preparados em planilhas, sem registro de quem os aprovou.
• Um balancete que fecha, mas esconde um valor na conta errada, algo que só uma revisão com base nas evidências detecta.
• Períodos deixados em aberto, então os números do mês passado mudam depois que as demonstrações já foram enviadas.

O que muda em um sistema único

Na maioria das empresas, as três primeiras etapas do ciclo são onde o tempo vai embora: documentos de compras, faturamento e banco são reunidos e digitados de novo no razão. Quando compras, faturas, pagamentos e contabilidade funcionam como um só sistema, do planejamento ao fechamento, cada transação é registrada uma única vez, no momento em que acontece, e lançada com sua evidência, taxa de câmbio e tarifa. O balancete fica atualizado todos os dias, e o fechamento vira uma revisão em vez de uma reconstrução. Veja como funciona nas páginas de Contabilidade e Gestão de compras.